コラム
ビジネスシーンでは、データ入力や集計、書類作成といったさまざまなデスクワークが発生します。そのようななかで、「日々のデスクワークを効率化したいものの、具体的な方法がわからない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
業務効率化で重要なのは、手元の作業を素早く終わらせるだけでは、根本的な解決にはつながらないということです。本当の意味での効率化には、アイテム・ガジェットで作業の負担を抑え、ITツールで業務量を減らすハイブリッドなアプローチが求められます。
本記事では、この2つの視点からデスクワーク効率化に向けた具体的な取り組み方を解説します。すぐに使える具体的なガジェットはもちろん、ITツールを駆使した自動化手法も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
目次
デスクワークの効率化を図るには、気合いや根性ではなく、「どうすれば根本的に作業時間を減らせるか」といった論理的な解析が求められます。そのためには、まずルーチンワークに追われてしまう原因と、デスクワーク効率化に向けた効果的なアプローチ方法を理解する必要があります。以下で詳しく解説します。
日々のルーチンワークに追われてしまう主な原因としては、異なるシステム間でのデータ移動が増えていることが挙げられます。社内で利用する業務システムやクラウドサービスの種類が増えるとともに、データ入力の機会も多くなります。
また、慢性的な人手不足や業務の属人化も従業員への負荷を高め効率化を阻害する課題の一つです。このような状態を「頑張ればできる」といった精神論で乗り越えようにも、ヒューマンエラーが増えるだけで現実的な課題解決にはつながりません。
だからこそ、個人の努力による限界を理解したうえでより適切なアプローチを検討することが重要となります。
デスクワークの効率化には、ルーチンワークのスピードや快適性を高める「ハード面での改善(環境改善)」と不要なルーチンワークの一部をシステムに任せる「ソフト面での改善(業務改善)」の2つの軸にもとづいたアプローチが欠かせません。
ハード面の改善では、物理的なアイテムやガジェットを活用し、ルーチンワークを効率良く処理するための環境改善へと結び付けます。ソフト面の改善では、便利なITツールやクラウドサービスを用いて業務自動化を図るのが目的です。
ハードとソフトの両面から効果的なアプローチを行うことで、ルーチンワークの工数を大幅に削減し、コア業務に注力できる環境を整えられます。
ここでは、業務効率を上げるための環境改善の具体的な方法を紹介します。
デスクワークが快適になればスムーズな作業が可能になり、業務効率化にも直結します。そのために活用できるアイテム・ガジェットには、デュアルモニターやエルゴノミクスマウス、PCスタンドなどさまざまな選択肢があります。それぞれの特徴や導入効果を解説します。
ノートパソコンの小さな画面一つで、複数のファイルやアプリを開きながら作業するのは非効率です。そこで、1台のパソコンに2台のモニターをつなげる「デュアルモニター」やアスペクト比が32：9と通常モニターの2倍ほどある「ウルトラワイドモニター」の活用をおすすめします。
画面が広がることで、調べものをしながらデータを入力したり、素材ファイルを表示しながら動画編集を行ったりと、作業方法の幅が広がります。ファイルやアプリ、Webブラウザのタブを切り替える手間も抑えられ、作業スピードの大幅な向上につながります。
エルゴノミクスには「人間工学」という意味があり、人間の体への負担を軽減するための設計やデザインを表します。手首への負担を抑える「エルゴノミクスマウス」や、腕や肩の負担軽減効果がある「エルゴノミクスキーボード」が代表的です。
体に疲労がたまりにくくなれば、スムーズに作業を進められるでしょう。加えて、ショートカットキーの割り当てが可能な多ボタンマウスを活用すれば、コピー＆ペーストをはじめとする反復操作をワンクリックで実行できます。
PCスタンドと高機能チェアもデスクワーク効率化に大きな効果を発揮します。
PCスタンドを活用すれば、机から少し高い位置にノートパソコンを固定できるため、目線が下がることによる首や腰への負担を最小限に抑えられます。ロッキング機能や座面調整機能などが備わった高機能チェアは、正しい姿勢をサポートするのに効果的です。
このようなアイテムにより、ストレートネックや肩こりを予防しつつ、長時間のデスクワークでも集中力が途切れることなく業務を遂行できます。
ここまでに紹介したアイテムは、一度にすべてを揃える必要はありません。予算に余裕がない場合は、投資対効果の高いアイテムを優先すると良いでしょう。
例えば、上記のなかでも、特にマウスやモニターは仕事中に触れる機会が多いアイテムです。使用機会が増えるほど効果を実感しやすくなるため、まずは最も身近に感じられるものから導入するのがおすすめです。
デスクワークの効率化を図るには、物理的なアイテム・ガジェットに加え、便利なITツールも忘れてはなりません。ここでは、デスクワーク効率化に役立つ3種類のITツールを紹介します。
モニターやマウスといったアイテム・ガジェットを導入しても、データ入力や集計といった作業そのものがなくなるわけではありません。そのため、業務自動化につながるITツールを併用し、可能な限り手作業をゼロに近付けることが真の意味でのデスクワーク効率化だといえます。
具体的には、以下の3つのツールが役立ちます。
ビジネスチャットとは、チャット形式でリアルタイムに会話できるコミュニケーションツールです。SlackやChatwork、Googleチャットなどが代表的です。
OutlookやGmailといったメーラーとは違い、Web上の共通の画面で複数人と同時に会話を行えます。1対1の会話やグループチャットはもちろん、製品によってはファイル共有やタスク管理にも対応しており、即時性の高い効率的なコミュニケーションや情報共有が可能です。円滑な部門間連携にも効果的で、単なるデスクワークの効率化だけでなく、生産性向上にも寄与します。
Slackとは？何がすごいかを初心者向けに徹底解説！RPA連携で業務自動化も
プロジェクト管理ツールとは、チーム内におけるタスクの進捗やスケジュールを一元管理するためのシステムです。TrelloやBacklog、Asanaなどの製品が人気を集めています。
大きな強みは、ガントチャートやダッシュボードなどを使って、「誰が・いつまでに・どのような業務を行っているのか」という情報を可視化できる点です。プロジェクトの全体像を正確に把握したうえで、迅速な軌道修正やフォローアップを行えるようになるため、個人だけでなくチーム全体でのデスクワークの効率化につながります。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、コピーアンドペーストや転記、集計といった定型作業を、人間に代わって機械が自動的に処理してくれるシステムです。あらかじめ作業手順とルールを設定することで、機械がその通りに作業を実行します。
RPAの利点は、業務自動化によってデスクワークを効率化できるだけでなく、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを抑制できる点にあります。人的ミスが減ることで手戻りや修正の手間も軽減でき、さらなる効率化につながります。
このような点からRPAは、デスクワークにおける究極の効率化ツールだといえるでしょう。
【初心者向け】RPAツールとは？中小企業の業務を自動化するやさしい始め方
デスクワークを効率化するための手段のなかでも、特にRPAの活用が成功の鍵を握っています。そこで、クラウド型RPAの「Coopel」を活用した成功事例をもとに、デスクワークがどのように変化したのかを具体的に紹介します。
照明器具やキッチン雑貨のOEMメーカーである株式会社TICは、AmazonやYahoo!ショッピング、楽天市場など、複数のECモールに商品を出品しています。そのようななか、受注データのダウンロードや転記などの注文処理を手作業で行っており、業務のスピード不足や人的ミスの多発といった課題を抱えていました。
そこで導入したのがRPA製品の一つであるCoopelです。最初は、新着情報の確認や表計算ソフトへのデータ保存といった簡単な作業からスタートし、その後は送り状番号の転送から発送完了メールの送信、在庫処理まで一連の注文処理を自動化した結果、200時間以上の業務時間削減を実現しています。
【お客様事例】複数のECモールにまたがる注文処理を自動化！ 毎月200時間の削減を実現したRPA活用とは
クラウドサービスを用いた業務効率化支援を展開する社会保険労務士法人アーツでは、取引先の増加に伴う公文書保存やリネーム、給与明細のダウンロードといったルーチンワークの煩雑化に頭を抱えていました。そこで作業の自動化を実現するため、Coopelの導入を決定します。
Coopelの大きなメリットは、同事務所で扱うfreeeやマネーフォワードをはじめとするクラウドサービスとスムーズに連携できる点です。そのため、請求書の送付や口座振替の設定など、各種クラウドサービスを介した手続きの自動化にも対応しています。
導入の結果、1ヶ月あたり40～50時間の業務効率化を実現しました。ルーチンワークから解放されるとともに、RPAでの自動化が難しい給与計算やそのほかのコア業務に集中できる環境が整いつつあります。
【お客様事例】テクノロジーと専門知識を組み合わせて徹底的な効率化を図る社労士法人のCoopel活用。社労士業務の自動化と正確性の担保で業務拡大をスムーズに。
Coopelを導入した株式会社TICと社会保険労務士法人アーツはいずれも、「現場での使いやすさ」を重視してRPAを選定しています。事実、Coopelは、プログラミングの知識・技術がない非エンジニアでも難なく使えるノーコードツールです。
現場担当者にとっては、ドラッグ＆ドロップをはじめとする直感的な操作でツールを利用できます。結果として、知識や能力を問わず誰もが気軽にツールへとアクセスできる環境が生まれ、自然に組織へとRPAが定着するようになります。これがデスクワーク効率化の成功の秘訣だといえるでしょう。
デスクワークの効率化は、単に従業員個々の負担を軽減するだけでなく、組織全体の生産性を高める重要な一歩になり得ます。日々のルーチンワークから解放されることで、より創造的かつコアな業務に注力できる環境が整います。そのためには、物理的なアイテム・ガジェットと便利なITツールをうまく組み合わせることが肝要です。身の回りのモニターやマウス、キーボードなどを刷新すれば、疲労軽減や集中力向上といったメリットが生まれ、従業員個人としての効率化が進みます。それに加えて、RPAをはじめとしたITツールで業務の自動化を図れば、組織全体の中長期的な効率化にもつながるでしょう。
