コラム
毎日繰り返される、メール転記や添付ファイルの保存、定型文での返信…こうした作業に時間を奪われていませんか？
これらの単純作業は、時間がかかるだけでなく、集中力も奪います。結果として、「転記ミス」や「対応漏れ」などのヒューマンエラーを招きやすく、いわば業務の時間泥棒です。
本記事では、Outlookの標準機能でできる効率化を整理したうえで、その限界を補う手段としてRPAによる自動化を紹介。効率化のレベルに合わせて、誰でもできる具体的な方法を解説します。
Outlookには、業務を効率化できる標準機能が用意されています。まずは、多くのユーザーが取り入れやすい基本機能から確認していきましょう。もしまだ取り入れられていない機能があったら、これらを活用するだけでも、日々のメール対応にかかる手間を減らせます。
ルール機能を使うと、受信したメールを条件に応じて自動振り分けができます。この機能では、以下の設定条件によって振り分けが可能です。
自動振り分けの具体的な活用例も見てみましょう。
受信トレイを整理すると、大切なメールの見落としが減ったり、重要なメールを後から探しやすくなったりというメリットがあります。
クイック操作は、複数の操作をまとめて実行できる機能です。日常的に行っている定型作業を、1クリックで完了させられます。
例えば、以下のような操作を1クリックで行えるようになります。
定型作業が多い方は、これだけでも毎日の報告メールや共有作業を意外なほど効率化できます。
Outlookでは、繰り返し使う文章をテンプレートとして保存できます。
活用しやすい例は以下のとおりです。
テンプレートを使えば、入力の手間を省きながら、忙しい時でも文章の品質を一定に保つ効果もあります。
Outlookの標準機能を活用すれば、「メール整理」や「定型作業」など、日々の業務を部分的に効率化できます。
しかし、改善できるのは一部の作業に限られ、業務全体を見た根本的な効率化にはつながりません。
ここからは、Outlook標準機能だけでは対応しきれないポイントを見ていきます。
Outlookの標準機能は、基本的にOutlookの中で処理が完結します。そのため、メールを起点に他のアプリと連動させることができません。
例えば、以下のような定型業務となると…
「受信したメール本文に記載された”受注番号”や”顧客名”を、Excelの受注管理表へ転記する」
メール確認→Excel入力のように、アプリをまたぐ際に自動化が止まってしまいます。
Outlook標準のルール機能では、添付ファイルがあるかどうかは判別できますが、PDFやExcelを開いて中身の情報を読み取ることはできません。そのため、以下のような作業ではどうしても人の手に頼ることになります。
「請求書PDFを開く⇒請求金額を確認⇒会計システムへ入力」
ファイルを開いて内容を確認する工程が残る限り、業務の自動化は途中で止まり、入力ミスのリスクも解消されません。
Outlookの標準機能では、条件分岐は単純なものに限られます。そのため、以下のようなメール内容に応じた判断は不可能です。
「もしメール本文にAというワードがあればXと返信し、なければYと返信する」
Outlookの標準機能は便利ですが、業務全体の自動化は実現できません。特に、「アプリをまたぐ作業」や「一定レベルの条件分岐」が生じると、どうしても手作業が残ります。
こうした「標準機能では超えられない壁」を解決する手段として注目されているのが、RPAです。
RPA（Robotic Process Automation）とは、「PC上で行う定型作業を人の代わりに実行するソフトウェアロボット」のことです。最大の特徴は、人が操作するのと同じように複数のアプリケーションを横断して処理できる点にあります。
例えば、以下のような一連の作業を自動化できます。
人が行っている操作をそのまま再現するため、既存の業務フローを大きく変えずに自動化を進められる点もRPAの強みです。
近年のRPAは、プログラミング知識を必要としないノーコード型RPAが主流です。ノーコード型RPAとは、上記GIF画像のように画面上で操作手順を組み立てるだけで、自動化シナリオを作成できるRPAのことです。
また、クラウド型RPAであれば、以下のメリットがあります。
次は、Outlookを用いた業務を自動化する具体的なシナリオを紹介します。
ここでは、Outlook業務で特に自動化効果が出やすいシナリオを紹介します。
ECサイトやWebフォームからの「問い合わせメール」は、必要な情報をExcel管理表などへ転記する作業が発生します。
Coopelを使えば、Outlookを定期的に監視し、問い合わせメールの転記ができます。
このシナリオでは、メールを受信後に以下の操作を自動で行います。
問い合わせにいち早く対応でき、転記作業を省きつつ入力ミスの防止にもつながります。
請求書や報告書の添付ファイルを、毎回手動で保存・リネームしているケースも少なくありません。Coopelを使えば、「特定の差出人」や「特定の件名」などの条件を検知し、対象メールを判別できます。
このシナリオでは、メールを受信後に以下の操作を自動で行います。
業務を効率化できる上、保存漏れやリネームのミスの防止につながります。
緊急性の高いメールを見逃してしまうと、対応が遅れ「機会損失」や「トラブル」につながります。
RPAなら、あらかじめ指定したキーワード（重要・至急・クレームなど）を検知し、SlackやTeamsに共有できます。
このシナリオでは、メールを受信後に以下の操作を自動で行います。
関係者全員が即座に内容を把握できるため、初動対応が迅速になり、対応漏れや見逃し防止につながります。
複数の拠点や担当者から届く売上報告を、毎回手作業で集計しているケースも少なくありません。
ファイルを開いて数値を確認し、集計用ファイルへ転記する作業は時間を取られがちです。
Coopelを使えば、売上報告のレポートメールに添付されたExcelファイルを自動で集計できます。
このシナリオでは、メールを受信後に以下の操作を自動で行います。
毎週・毎月発生する定例の集計作業を任せられるため、集計にかかる手間を減らし、確認や分析などの作業に時間を費やせます。
採用業務では、求人サイト経由で届く応募メールを確認し、採用管理のスプレッドシートに転記する作業が発生します。応募者数が増えるほど、入力の手間や対応漏れが課題になります。
Coopelを使えば、応募通知メールの本文から必要な情報を抽出して集計ができます。
このシナリオでは、メールを受信後に以下の操作を自動で行います。
応募者情報を確実に自動集計できるため、応募者数が多い場合でも対応が滞りにくく、採用業務の効率化ができます。
RPAを使えばOutlookによるメール業務にとどまらず、メールを起点としてExcel、Webサービス、チャットツール、社内システムなど、さまざまなツールと連携しながら業務全体を効率化できます。
もちろん、メールに関連した業務以外にも、さまざまな業務でRPAが活用できます。以下は、よくRPAで自動化される業務例です。
参考：お客様事例｜Coopelをすでに利用している企業の事例をご紹介
Outlookには、ルール機能やクイック操作など、業務を効率化できる便利な標準機能が備わっています。一方で、「アプリをまたいだ処理」や「添付ファイルの確認」はできず、効率化には限界があります。
より幅広い効率化をしたい場合は、RPAがおすすめ！
あなたの時間を奪っているその単純作業、そろそろロボットに任せてみませんか？
