Coopelにおけるユーザー交流会とは、製品やサービスの利用者が集まり、活用方法や知識などを共有する場です。開いてみたい！と思ってもなかなか踏み出せない・何から始めればいいのか分からないという方が多いかもしれません。
この記事では、そんな方に向けて、ユーザー交流会のメリットや準備の流れ、成功させるためのポイント、そして実際に開催してみて分かったことをお伝えしていきます。
【目次】
何のために開くのか？
ユーザー交流会を開くことは、企業・参加者のお互いに大きなメリットがあります。
それぞれどのようなメリットがあるのかご紹介します。
企業側のメリット
ユーザーがどのように自社製品を活用しているかが分かる
実際の現場で、どのように導入され、どのような業務に活用されているのか、参加者のみなさんに聞くことができます。思いがけない活用アイディアや改善点など、リアルな話を直接聞けることが交流会ならではです。これからの自社製品の新たなサービス・改善点を見つけることができるかもしれません。
ユーザーとの距離が縮まる
普段はメールやチャットでのやり取りが中心でも、顔を合わせて話すことで信頼感が深まります。企業としての想いや、担当者の人柄にふれることで、「この製品を作っているのはこんな人たちなんだな」と思ってもらえるようになります。一度信頼関係ができると、問い合わせや要望もスムーズになり、長くお付き合いしていただけるきっかけにもなります。
参加者側のメリット
製品の新しい使い方を知ることができる
担当者や他のユーザーと直接お話して、新たな活用事例を知ることで、自社でも応用できるアイディアが見つかるかもしれません。
直接質問・相談できる
操作方法で分からないところを開発担当者にその場で聞ける機会はなかなかありません。業務改善のヒントになったり、今後の開発につながることもあるため、企業側も真剣に考えてくれることが多いです。
ユーザー同士で繋がれる
同じ製品を使っているという共通点があるからこそ、話がしやすく、情報交換も自然と盛り上がります。交流会の場だけでなく、今後困ったときにサポートだけでなく、他ユーザーに質問できるのは非常に助かります。
開催するにあたってやること
Step01：イベントの基礎情報を決める
①目的・ゴールを明確にする
まずは、この交流会で何を達成したいのかを明確にしましょう。
目的によって構成や進行も変わってきます。
ゴールを決めることで、最後の振り返りの際に指標となるので、必ず決めましょう。
たとえば以下のような形です。
「ユーザーがどのように自社製品を利用しているのか理解する」
「ユーザーとの親睦を深めることで流出を防ぐ」
「ユーザーの声を聞いて今後の製品開発に活かしたい」
数値で測れる目標を立てることも有効です。
②参加者のペルソナを設定する
全ユーザーを対象にするのか、特定の業種や経験レベルで絞るのかによって、告知の仕方やコンテンツの内容が変わります。
例えば、以下のように考えていくと良いでしょう。
✔ すべてのユーザー向け：初心者から上級者まで幅広く事例や機能を紹介する。
✔ 初めての方向け：初心者限定でつまずきやすいポイントを解説。個別相談会も実施する。
✔ ある程度使いこなしている方向け：上級者限定とし、少し技術が必要な設定や機能も紹介する。
✔ マーケティング担当者向け：業種あるあるの共有や業種ならではの機能や事例を紹介する。
③開催形式やプログラムを決める
参加者のみなさまに来てよかったと思ってもらうために、プログラムを工夫しましょう。
まずはオンライン開催にするのか、オフライン開催にするのか、を考えます。実際に会って話すことで距離が縮まりやすいのはオフライン開催ですが、全国各地から気軽に参加できるのはオンライン開催です。
またプログラム内容は、例えば以下のように考え、参加者が飽きないような内容を考えましょう。
✔参加者やゲストによる体験談紹介
✔ お悩み相談タイム
✔ 実際に手を動かして体験タイム
Step02：参加者を集める
④告知・集客を行う
せっかく交流会を企画しても、誰にも知られなければ意味がありません。まずは「誰に来てほしいのか」を明確にし、その人たちに届くよう情報を発信しましょう。
例えば以下のような告知方法があります。
✔ 自社のメールマガジン
✔公式 Xやインスタグラム
✔ サービス内の告知バナー
✔営業やカスタマーサクセスによる対面の声かけ
そのほかに、ウェビナーに参加いただいた方に個人的にメールを送るなどして集客するという手段もあります。登録フォームはできるだけ簡潔にし、登録完了後にはユーザー本人の確認を行ったうえで、詳細を記載したメールを送る流れを考えておくと効果的です。
Step03：交流会の準備を行う
⑤事前準備を行う
プログラムと集客の告知を行ったら、本格的な準備に入ります。登壇者がいる場合は事前にリハーサルを実施し、当日の流れや話す内容を確認しておくとスムーズです。
下記内容は確認必須ですので、チェックしてみてください！
- 会場を予約する
- 機材を確認する
- マイク、プロジェクターの接続状態の確認
- インターネット回線の確認
- 参加者を確認する
- 参加者リストの作成
- 名札や参加証の準備
- 当日の飲食を手配する
- ケータリング手配
- 飲み物手配
- 当日の役割を決める
- 司会進行
- 受付
- 写真撮影
- 投影するスライドを作成する
- アンケートを作成する
- 配布資料を作成する
⑥当日の準備を行う
当日は早めの集合をして最終チェックをしましょう。会場であれば機材トラブルや動線確認、オンラインであれば通信状況や画面共有のチェックなど、直前にしかわからないことも多いためです。参加者が入ってきたときの第一印象も大切なので、受付や開始前のBGM、背景の雰囲気づくりなど、細かいところに気を配ると印象が良くなります。
Step04：イベント後の対応と振り返りを行う
⑦終了後、お礼メールを送る
交流会が終わった後は、参加してくれた方へ感謝の気持ちを込めてお礼メールを送りましょう。その際、当日の資料やアーカイブ動画のURLを添えると良いです。また、アンケートを添えることで、次回への改善点も見つけやすくなります。回答しやすいように選択式＋自由記述のバランスを取りながら、フィードバックを集めてみてください。
⑧社内共有や改善点を洗い出す
交流会は開催して終わりではありません。どんな人が参加してくれたか、盛り上がったポイントや反省点はどこかなど、運営みなさんで振り返りをしておくことが大切です。アンケートなども見ながら参加者の声をしっかり把握し、次回に活かせる改善点や工夫すべきポイントを具体的に洗い出しましょう。
成功させるには
ユーザー交流会を成功させるには、「来てよかった」と思ってもらえる体験を提供することが何より大切です。そのために、意識したいポイントがいくつかあります。
参加者視点を持つこと
運営側が伝えたいことを一方的に発信するのではなく、「参加者が知りたいこと」「参加者が求めていること」を伝える内容になっているかを見直しましょう。たとえば「他社の活用事例をもっと知りたい」「直接質問できる場がほしい」といったニーズに応えることで、満足度は上がります。
事前の登録フォームに「どんなことがしたいか？」などの質問を用意しておいてもいいかもしれません。
話しやすい雰囲気づくり
特に対面での開催では、初対面の参加者同士が多いため、アイスブレイクや小グループでのディスカッションなど、自然と交流が生まれる仕掛けを用意すると盛り上がります。
運営メンバーのサポート体制
進行、受付、写真担当など、役割を分担しておくことで、当日のトラブル対応やフォローがスムーズになります。
実際にやってみての感想・反省点
ユーザー交流会を実際にやってみて、本当にやってよかったなと感じています！何よりも、普段はなかなか話せないユーザーのみなさんと直接つながれて、新しい使い方や工夫を聞けたのがすごく刺激になりました。
また、みなさんから「ありがとう」という言葉をいただけて、自分たちの仕事がちゃんと役に立っているんだなと実感できて嬉しかったです。
反省点としては、ユーザー様のターゲットを絞らずに開催したため、アンケートでは初心者の方から「肩身が狭かった」という声をいただきました。
私たちは20人という小規模な交流会にも関わらず、全ユーザー様を対象にしたことで、初心者の方が少なくなってしまいました。対象層を設定することや参加者の比率を意識することが重要だと感じました。
また、事前に会場の下見をしなかったため、当日の準備に少し手こずってしまいました。下見をして机や椅子のレイアウトを考え、役割分担を事前に決めたうえで準備をすることが大切だと気づき、次に活かしたいと思いました。
交流会を通じて社内でも新たなアイデアが生まれたり、チームのモチベーションアップにもつながりました。これからも、もっとみなさんと近い距離で一緒に成長していける場を作っていきたいと思いました。
ぜひみなさんもワクワクするユーザー交流会で、いろんな刺激やヒントを持ち帰ってくださいね！
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