毎日の請求書処理、Excelへのデータ入力、Webサイトからの情報収集…。こうした「いつもの作業」に追われ、本来やるべき仕事に集中できないと感じていませんか？
この記事では、誰でも低コストで始められる「IT化」の具体的な方法をご紹介しています。専門用語を一切使わずにIT化の基本を解説していますので、PCやITに苦手意識を持っている方でも安心して読み進められます。今日からIT化に取り組み、日々の単純作業を効率化していきましょう。
【目次】
- IT化とは？今さら聞けない基本とDXとの違い
- IIT化のメリットとデメリット
- 非エンジニアでも大丈夫！IT化を進める“やさしい”3ステップ
- IT化の成功事例
- まとめ：IT化の第一歩を、今日から踏み出してみませんか？
IT化とは？今さら聞けない基本とDXとの違い
「IT化」という言葉を聞いたことがあっても、どういう取り組みを指すのかよくわからないという方も多いのではないでしょうか。ここでは、IT化の仕組みやメリットについてわかりやすく解説します。
IT化の正体は「アナログ作業のデジタル化」
IT化とは、一言でいえば「これまで手作業でやっていた作業を、パソコンやツールの力で自動化すること」です。難しく考える必要はなく、例えば日常的に行っている以下のような作業も立派なIT化の一例です。
例1：「手紙を書いて送る」→「メールで送る」
例2：「紙の地図を見る」→「スマートフォンの地図アプリを見る」
例3：「電卓で計算する」→「Excelで自動計算する」
IT化とDX化の決定的な違い
IT化と混同されがちな取り組みに「DX化」がありますが、両者の目的は全く異なります。IT化の目的はあくまで「業務の効率化」であり、アナログな作業をデジタルに置き換えることで、時間や手間の削減につなげます。
一方、DX化の目的は「ビジネスの変革」であり、デジタル技術を活用して新しい価値やサービスを生み出すことを目指します。簡単に言うと、IT化は“守りのIT”、DX化は“攻めのIT”であり、IT化はDXを実現するための大切な第一歩となります。
IIT化のメリットとデメリット
中小企業のIT化にはさまざまな効果が期待できる一方で、導入・運用にあたって注意すべき点も存在します。ここでは、IT化を進めることで得られるメリットと、事前に理解しておきたいデメリットについてご紹介します。
IT化のメリット
中小企業がIT化に取り組むと、次のようなメリットを得られます。
生産性の向上
単純作業をツールに任せることで、人は分析や企画といった「頭を使う仕事」に集中できるようになる
コストの削減
残業代の削減、紙や印刷代の削減、ミスの修正にかかる時間の削減につながる
人材不足の解消
一人ひとりの業務負担が減り、少ない人数でも効率的に仕事を進められるようになる
IT化のデメリット
一方で、中小企業がIT化を進める際には、次のようなデメリットに直面することも考えられます。
導入初期の業務負担
ツールを導入する際は操作方法の習得や業務フローの見直しが必要となり、定着するまで一時的に業務効率が下がることがある
導入・運用コストの発生
ツールの導入費用に加え、月額利用料や保守費用などの運用コストが継続的に発生する
特定の担当者への依存
ITに詳しい人材に業務が集中しやすく、担当者の不在時に作業が滞るなど、属人化が発生するリスクがある
非エンジニアでも大丈夫！IT化を進める“やさしい”3ステップ
IT化は「難しい」「ハードルが高い」イメージがありますが、たった3ステップで誰でも簡単に始められます。ここでは、非エンジニアでも取り組めるIT化の方法をご紹介します。
【Step1】身の回りの「面倒な作業」を書き出す
まずは、毎日・毎週繰り返している作業の中から、「面倒だな」「時間がかかるな」と感じているものを3つだけ書き出してみましょう。
具体的には以下のような作業が挙げられます。
例1：Web広告の管理画面からレポートをダウンロードしてExcelにまとめる作業
例2：ECサイトの注文情報を社内の在庫管理システムに手入力する作業
例3：メールで届く問い合わせ内容を1件ずつ社内の管理表にコピペする作業
【Step2】「小さな業務」から自動化を試す
IT化に失敗する多くのケースは、最初から会社全体の仕組みを変えようとすることにあります。いきなり全社的な取り組みにするのではなく、まずはStep1で書き出した作業の中から「最も単純かつ影響範囲が小さいもの」を選び、その作業だけを自動化してみましょう。小さな成功体験を積むことが、IT化への苦手意識を克服する一番の近道となります。
【Step3】専門知識がいらないツールを選ぶ
非エンジニアがIT化を進めるうえでは、専門知識がなくても簡単に扱えるツールを選ぶことが大切です。以下のポイントを意識したツール選びを行うと、IT知識の有無にかかわらず、現場の誰もがスムーズに効率化を実現できるようになります。
ポイント1：プログラミングが不要な「ノーコード」ツールか？
ポイント2：インストール不要ですぐに使える「クラウド型」か？
ポイント3：無料で試せる期間があるか？困ったときに質問できる仕組みがあるか？
IT化の成功事例
IT化を進めることでどのような成果が得られるのか、実際の取り組み事例を見ていきましょう。ここでは、クラウド型RPA「Coopel」を導入してIT化した企業の成功事例をご紹介します。
Coopelで業務が楽になった！導入事例のご紹介
月間1000時間もの業務時間削減に成功（株式会社ワンスター様）
Before
同社では、常に最新の広告効果を可視化するために、広告データの収集・更新を毎時間行っています。以前は他社のRPAツールを使っていましたが、費用面で自動化できる業務が限られてしまい、全社的に活用する方法を模索していました。
After
Coopel導入後は、費用を抑えつつも自動化対象業務を広げ、全社的に月間1000時間もの業務時間を削減することに成功しました。直感的なユーザーインターフェースにより、社内のRPA活用率も向上しているそうです。
▶株式会社ワンスターの導入事例を見る
毎朝180分相当のルーティン作業を自動化（アナグラム株式会社様）
Before
同社では、広告運用コンサルタントのアシスタントが、朝の時間帯に重なるルーティン作業に追われ、多くの時間と手間を費やしていました。コンサルタントからの突発的な依頼に対応するために、ルーティン作業を後回しにすることもあったそうです。
After
Coopelの導入により、アシスタント1人あたり30分、6名全員で毎朝180分相当のルーティン作業を自動化。以前は断るしかなかった業務も自社で対応できるようになり、クライアントへの提供価値を高めることに成功しています。
▶アナグラム株式会社の導入事例を見る
専門知識不要なクラウド型RPA「Coopel」
RPAとは、あなたの代わりにパソコン作業を自動で行ってくれる、真面目で優秀なアシスタントのような存在です。クラウド型RPAツール「Coopel」なら、プログラミング知識は一切不要。まるで部下に指示を出すように、マウス操作だけでロボットに作業を覚えさせることができます。ITが苦手な方でも安心して使える、やさしいRPAツールです。
実際にCoopelを活用し、単純作業を自動化する様子をご紹介します。今回は「特定のWebページから表形式のデータをコピーし、指定のExcelファイルに転記・保存する」ロボットをCoopelで作成してみました。
これまで5分かかっていた作業が、わずか30秒に短縮。あなたが他の仕事に集中している間も、Coopelが自動で処理を続けてくれるため、限られた時間をより価値の高い仕事にあてることができます。
まとめ：IT化の第一歩を、今日から踏み出してみませんか？
IT化は、特別な企業だけが取り組むものではありません。日々の業務に追われる中小企業こそ、身近な業務を少しずつ効率化することが大きな成果につながります。IT化の基本は、次のようなシンプルな考え方です。
- アナログな手作業をデジタル化すること
- 人手不足を抱える中小企業にこそ、必要不可欠な手段であること
- 大きな改革ではなく、まずは「小さな作業」から始めること
- Coopelなら、専門知識がなくても低コストで導入可能
難しく考える必要はありません。まずは一つの業務から、小さな成功体験を積み重ねていくことが、IT化を定着させる近道です。