全社的に使える費用対効果の高さが導入の決め手
みなさんの業務内容や社内での役割について教えてください
小林 私と近藤は、広告運用を担当しています。媒体に割り当てられた広告費を、実際に各媒体に落とし込むこと、データの更新や、広告効果の可視化などを担当しています。ワンスターでは各媒体に専属で運用担当がいるのですが、私と近藤は現在TikTokを担当しています。
大西 私と原田は、コスメ系企業支援本部で営業を担っています。クライアントの事業計画を達成するために連携しながらプロモーションの実行や管理を行います。クライアントの全体の広告の中で弊社は基本的にウェブ広告を担当しますが、デジタルのほかにクリエイティブも強みとしています。社内にクリエイターがいるので、オフライン広告やPR、ファネルの高いところに対してもデザイン業務を承ることがあります。
Coopelはいつ頃からご利用いただいていますか？
小林 私が入社する前になるのですが、Coopelは2020年6月から利用しています。会社としては2017年に最初の自動化導入がありました。当初はクラウドではなかったのですが、主にオペレーション管理部門で請求業務の自動化などを中央集権的に行なっていました。その後、RPAを全社に展開しようというプロジェクトが走り出して、2〜3年かけて全社的に使われるようになりました。Coopel導入の前に別のクラウド型RPAツールを使っていたのですが、毎時間データを更新するとなると費用がかなりかかっていました。そこで、より費用対効果の高いCoopelに切り替えたと聞いています。
入社研修と社内マニュアルで社員全員がCoopelを活用できる体制へ
Coopelは、みなさん全員がそれぞれ利用されているんですか？
原田 はい、全員使っています。ワンスターでは入社時の研修にCoopelも組み込まれていて、基本的に全員が使えるようにしています。とはいえ、私が入社した時にはすでにCoopelが使われている状態だったので、最初からシナリオを作るということはあまりなく、既存のシナリオを修正したり、コピーを作成してデータの取得範囲を変更したりすることがほとんどです。
入社研修にCoopelが組み込まれているんですね！どの程度の研修で実際に使えるようになりますか？
小林 この前まで私がCoopelの研修を担当していたのですが、基本的にはCoopelのヘルプセンターに掲載されているチュートリアルを実施してもらいます。その後で実際にシナリオを1つ作ってみます。あとは、実際に自分の業務で使う際にわからないところは上長に聞いてもらったり、いくつか社内でテンプレートやマニュアルも用意しているので、それを使ってもらったりしています。
研修自体はだいぶシンプルな内容ですね。実際の現場でも利用に問題はないですか？
原田 私は新卒入社だったのですが、社会人自体が初めてなのでそういった意味で学ぶことが多く、慣れるまでに少しかかりました。ただ、Coopel自体はその研修だけですぐに使えるようになりました。それだけインターフェースもわかりやすかったです。
大西 私は中途入社ですが、前職はかなりアナログな会社だったので、RPAはワンスターに入って初めて触りました。それでも、Coopelを活用するのに研修とマニュアルで充分だと感じました。
BAツール、広告効果測定ツール、スプレッドシート間の連携にCoopelを活用
Coopelを活用している具体的な業務を教えてください。
原田 運用型広告のプラットフォームからパフォーマンスデータを収集してGoogleスプレッドシートに転記するということを主に行なっています。ワンスターでは、常に最新の広告効果を可視化することで細かく最適化を実施しているため、データ更新は毎時間行なっています。概算ですが、Coopelの活用で全社的に月間1000時間程度は削減できていると思います。
近藤 オペレーションでの利用も、基本的にはデータ移管やデータ連携です。基本的にはAPIを使いますが、APIがないものはCoopelを活用しています。分析には、媒体側の管理画面の数値と計測ツールの数値両方が必要です。請求は計測ツールベースなのですが、最適化は媒体の管理画面を見て行うため、この両方のデータを1つの画面で見たい。そこで、Coopelを使ってそれぞれのデータをBA（ビジネスアナリティクス）ツールのダッシュボードに移管するんです。またそれをスプレッドシートに移すこともあります。
どのようなツールを使っていますか？
小林 BAツールは、以前別の企業と協業で作った独自のものを使っていますが、広告効果測定ツールは、アドエビスとCATS、Googleアナリティクスなどを使っています。
大西 クライアント向けには、BAツールからスプレッドシートに連携して、スプレッドシート上の数値を見ていただくようにしています。メンバー各々が異なるシナリオを作成してこの辺をすべて管理しています。今年に入ってからだけでも、7月現在、社内で新しく作られたシナリオは100程度ありますね。
システム専門部署による、現場が活用しやすい仕組み作り
他の人が作ったシナリオは触らない、など具体的なルールがあるのでしょうか。
小林 そうですね。ワンスターには事業部内のシステム部署があります。事業部を横断する情報システム部署とは別で、広告事業で活用できるツールの選定や、活用促進を専門とする部署です。Coopelの導入も、この部署が先導して行いました。今でこそ研修とマニュアルで対応できていますが、導入当初はCoopelの研修会を半年に数回実施し、各部署にCoopelを扱える人が数人ずつできたところで今の体制になっています。
なるほど、専門部署があるので導入もその後のオペレーションもスムーズなんですね！
小林 ワンスターでは多くのツールを活用していますが、毎月ツールの活用ランキングも全社で共有しています。そうすることで、社内で誰がどのツールに詳しいかという認識が広まり、直接その人に聞きに行ったりできるんです。ちなみに、今日ここにいるメンバーは社内でCoopel利用率が最も高い上位4名です！
みなさんがキラキラしてまぶしい…！それではやはり、社内で色々質問される機会も多いですか？
原田 私は結構質問をもらうことが多いですね。それでも大変だと思うことはなく、逆に私はCoopelを利用することでレポーティング業務がすごく楽になったので、他の案件でも同じような効果が出せるならと、積極的に共有したいと思っています。
Coopelと他のツールの連携強化、生成AIの活用でさらなる業務効率化を目指す
どのような方にCoopelをおすすめしたいですか？
大西 やはり、何かを転記するなど単純作業系の業務をされている方にはおすすめしやすいですね。イメージが湧きやすいと思います。
近藤 あとは時間が決まっている業務ですね。例えば、「O時にこのレポートを出す」というような業務には活用しやすいですよね。
小林 弊社と同様の業種では特に、単純作業を外注するケースは多いと思います。例えば営業サポートを多く雇用している会社などにも、ぜひおすすめしたいですね。
今後予定していることなどはありますか？
小林 ワンスターでは、Coopelの他にもGAS（Google Apps Script）なども多くの社員が活用できる体制をとっていて、例えばチャットツールでの共有などには基本的にはGASを用いています。今後もCoopelとGASなどのツールの組み合わせは強化していきたいです。また、生成AIの活用プロジェクトもいろいろと進んでいるので、今後もさらに業務効率化・自動化をしていく予定です。
まとめ
全社員があらゆるツールを使いこなせる仕組みを作り上げている株式会社ワンスター。そして複数のツール間の連携をCoopelで自動化することで、全社的に月間1000時間の業務時間削減に成功しています。今回ご参加いただいた4名みなさんが楽しそうで柔らかい雰囲気だったことも印象的でした。社員一人ひとりが効率化を図り、それをサポートする体制が確立されている環境ならではかもしれません。今後、生成AIの活用やCoopelとGASの組み合わせ強化においても、精一杯サポートさせていただきます！