自動化シナリオによって一部の業務をロボットに任せることで、業務を効率化できるRPAツール。非常に便利な反面、実は「なんでもできる夢のようなツール」という誤解や、逆に「結局何もできない残念なツール」という評価がされてしまうこともあります。どんなツールも、使いこなすにはそのツールの特性を理解することが大切です。RPAも他のツール同様、「使いよう」なのです。
では、RPAに向いている業務とはどういうもの？この記事では、RPAの特性から自動化に適している具体的な業務内容までまとめて紹介します。RPAの導入を検討されている方はもちろん、すでに導入をしているという方も、さらに活用して業務を効率化させるために、ぜひご一読ください！
【目次】
RPAの特性
RPAは、シナリオによって定型的な業務をロボットに実行させることができるツールです。まずはその特性を理解しましょう。
ここでは、例として以下の業務を取り上げて説明します。
決まったことができる
RPAでは、自動化したいことのシナリオを作ってそれを実行させます。そのため、決まった内容を繰り返すことに向いています。
今回例に挙げた業務の場合、この内容を毎日実行することには向いていますが、日によって通知する内容を変えたり、通知先を変えたりする場合は、それに決まったルールがない限り、適していません。
実行する内容の明確な指示が必要
人間であれば簡単な指示でできることも、ロボットの場合はそれぞれの動作に対して明確な指示が必要です。例えば今回の業務の場合、以下の情報が必要になります。
- 「前日」の定義
- 情報を確認する場所
- 「最も販売数が多かった」の定義
- 何が「商品名」「販売数」「売上高」にあたるか
- 通知先の社内チャットシステムのグループチャネル
判断はしない
RPAは生成AI（人工知能）とは異なるため、考えたり判断したりすることはありません。明確に与えられた指示以外のことはしないため、例えば「前日最も販売数が多かった商品はABCで、販売個数は3,000個、売上高は900,000円でした。ちなみに、販売数が次に多かった商品はXYZで、販売個数は1個差の2,999個、売上高は1,000,000円でした！」など、余計な情報を入れてくれることはありません。
しかし、近年ではRPAのワークフローの中で生成AI機能が使える製品もあります。
ミスがない
RPAは与えられた指示以外のことをしません。言い換えると、指示が正しい限り、人間のようにミスをすることもありません。売上高を数え間違えたり、間違ったチャネルに報告してしまうなど、コンディションがすぐれない人間がしてしまうようなミスも、RPAには起こらないのです。
実行時間が指定できる
多くのRPAは、予約実行に対応しています。そのため、例えば人が稼働していない夜中に業務を実行して、翌朝業務を開始した時にはすでに前日のデータが手元に届いている、ということも可能です。
RPAに向いている業務
では、RPAに向いている業務とはどんなものなのか、その見極め方を紹介します。
定型化されている業務
やることが決まっている定型業務は、RPAが得意とするものです。単純作業はもちろん、ちょっと複雑でもルールが決まっていれば、自動化に向いています。
繰り返し行われる業務
同じ業務を毎日、毎週、毎月など行っている場合、決まったルールを持つ業務であれば自動化に最適です。同じことを繰り返さなければならないため、人にとっては辛い反復作業はロボットにおまかせ！
大量のデータを扱う業務
RPAはミスをしません。そのため、大量のデータ処理などにはもってこいです。どんなに細かな作業でも、コピーするセルを間違えたりすることなく着実に、正確にこなしてくれます。さらに、人間にある「業務時間」の概念もないため、退勤前に実行して翌朝までに大量のデータ処理を終えておくなんてことも可能。もちろん、ミスのチェックも不要です。
複数のサービスやツールを使う業務
ツールにもよりますが、RPAは複数のアプリケーションやクラウドサービス、SaaSサービスをまたいで作業することが可能です。
「RPAの特性」で挙げた上記例では、売上管理システムと社内チャットシステムの2つのアプリケーションを横断していますが、この一連の作業を1つのシナリオで自動化することができます。
RPAに向いている業務の具体例
日々発生する業務の中から、実際にRPAに向いている業務の具体例をいくつか紹介します。
ファイルのダウンロード＆保存
意外と多く発生するのが、ファイルのダウンロードと保存業務。
- 毎月複数のウェブサイトにアクセス＆ログインして請求書をダウンロード、特定フォルダへ保存する
- システムにアクセスして毎週の取引記録をダウンロードし、その週の新規フォルダを作成して格納する
確認＆通知
日報やリマインダなど、あらゆる面で確認と通知を自動化できると業務効率が上がります。
- システムにアクセスして前日の売上を確認、社内チャットツールの特定チャネルで通知する
- 締日前日に、勤怠システムにアクセスして勤怠入力漏れがある従業員に個別でリマインドメールを送る
- エクセルの管理シートで確認欄にチェックマークが漏れているものを検知し、社内チャットツールの特定チャネルでリマインド通知する
情報収集・集計
Webスクレイピングやトレンドサーチなど、情報の収集・集計もRPAに任せられます。
- システムにアクセスして特定期間の問い合わせ件数をコピー、スプレッドシートにペーストして集計する
- 特定のキーワードで検索をして上位の検索結果をコピー、エクセルにペーストする
- システムにアクセスして顧客リストを作成する
- Google Analyticsにアクセスして必要な情報を抜き出し、レポートを作成する
業界・業種別導入事例紹介
RPAツールは業界問わず業務を自動化できますが、ここではCoopelをご利用いただいているお客様の事例を業界・業種別に紹介します。
不動産業界
- 阪急阪神不動産株式会社：現場が扱える使いやすさ！不動産の調査業務から請求書DLまで幅広く自動化
広告業界
- アナグラム株式会社：運用型広告のプロによる、マーケティング業務のCoopel活用。毎朝180分相当のレポーティング業務を自動化した秘訣とは
- 株式会社HR Force：毎月460時間のエンジニア工数を削減！求人広告運用ツールを支える、HR Force社のCoopel活用術
Eコマース業界
エンターテイメント業界
法務部門
経理部門
- 株式会社オロ：1年間で2,500時間の工数削減と、1,065万円のコスト削減に成功したウラ側に迫る
- 株式会社ディー・エヌ・エー：月初に集中する請求処理を自動化！新しい月をポジティブスタートするためにできること
- 株式会社じげん：「取引先チェック」を皮切りにコーポレート部門の作業を自動化
カスタマーサポート部門
- 株式会社ウィットワン：ゲームサポートのプロも満足する優れたUIとサポート体制
人事・労務部門
- ユナイテッド株式会社：採用業務の量的・質的改善を両立！垂直立ち上げの秘訣とは？
- Sansan株式会社：「Coopel」は日々成長する、注目のRPAツールです！
- 株式会社ディー・エヌ・エー：自分で作ったロボットが動く楽しさ！人事労務領域でのCoopel活用事例
バックオフィス全般
- 株式会社メルカリ：複数部門で並行して自動化プロジェクトを進行できた秘訣とは？
自動化したい業務に検討がついたら、その業務にどのRPAツールが向いているか調べてみましょう。まずは、クラウド型とデスクトップ型どちらが適しているか見極めるところから始めます。
ぜひこちらの記事も参考にしてください：タイプ別RPA徹底比較：クラウド型 vs デスクトップ型