外部に依頼して進めた自動化は、広く複雑な内容であるが故にエラーが頻発
DX推進部のミッションを教えてください
和田 阪急阪神不動産では、進化するデジタル技術を活用し、事業やビジネスモデルを変革し続けることで、これからの100年間も「顧客から真っ先に選ばれるサービスや体験」を提供できるデベロッパーを目指しています。そのためには、DX推進部だけでなく、各部門と連携しながら業務改善を行うことが重要です。DXツールを活用して業務改善に取り組む人材の挑戦を後押しできるよう、DX推進部では現場主導で業務改善できるような環境作りに取り組んでいます。
Coopel導入以前、他のRPAなどを導入したことはありましたか？
和田 Coopelを使い始めたのは2021年11月ですが、その前からRPAツールは活用していました。今でこそRPAも内製化と言われていますが、当時はベンダーへ依頼することが一般的でした。当然高額になるので、ライセンス契約や金額に見合うよう、広く複雑な内容を自動化することになります。その結果、エラーが発生する頻度も上がるのですが、外部に依頼しているため、その復旧作業にはかなりの日数がかかるのです。システムやフォームは日々更新されるので、エラーが発生したり、ロボットが止まったりすることは仕方ないのですが、その影響が大きかった。結局、５部門で動いていたのですが、もうやめようということになってしまいました。
自分たちで扱える使いやすさが導入の決め手
Coopelの導入を決めた背景をお聞かせください
和田 それまでの経験から、自動化の内容が小さくシンプルであっても、外部に依頼するのではなく自分たちでできるということが重要でした。Coopelは、インターフェースがわかりやすく情報システム部門の人はもちろん、現場の方々にも自分たちで扱ってもらえるくらいわかりやすいので、それが魅力でした。さらに、他製品に比べ価格が圧倒的に安いことも決定的でした。
毎日の情報収集業務にCoopelを活用
事業部では、Coopelをどのような業務に利用されていますか？
大家 私の所属する首都圏宅地戸建事業部では、戸建事業用地の仕入れから、建物の商品企画、事業スケジュールの進捗管理等、実際に販売できるものに仕上げるまでの一連の業務をすべて担います。例えば調査業務では情報の鮮度がとても大切ですが、ある程度決まったサイトから決まった情報を取得していく作業は、一つひとつは3分程度でも毎日30〜50件分となるとそれだけでも時間がかかります。私はそれをCoopelで行い、毎朝7時に予約実行しています。朝出社した時にはその情報が揃っている、という状態で業務が始められるので、すごく助かっています。
Coopelはスムーズに利用開始できましたか？
大家 私はプログラミング経験はありませんが、前職でもマクロを活用して業務を効率化させるということをしていたので、Coopelが導入されると聞きすごく嬉しかったのを覚えています。実際に使ってみると、思いの外使いやすく、自動化できるところはできるだけCoopelにやってもらうようにしています。
具体的にどの辺が使いやすいと感じますか？
大家 アクションが豊富なので、例えばメールを送る時にも「送信ボタンを押す」というステップを踏まずに、アクション一つでメールが送れるのはありがたいです。また、アカウントのIDやパスワードの持ち方も、ユーザーアカウント毎にシナリオアカウントという概念があるので、他のユーザーにコピーされないという点も良いですね。
現場で使う方の声により、社内での活用が増加
社内で広くご活用いただいていると伺っていますが、どのように他部署に広めていますか？
和田 導入推進の面では、DX推進部主導でCoopelの社内説明会を行っています。説明会自体は目新しいので参加してもらいやすいのですが、実はそこから実際にハンズオンを体験いただいたり、その部署で導入してもらえたりするかというと、そう簡単ではありません。
自動化できることがわかっても、現場の方々が自分たちでやるとなるとハードルが上がるんですね
和田 情報システム部門の人間が言ってもあまり響かないので、実際に活用している現場の方の事例紹介コーナーを追加しました。大家さんには、説明会でも活躍していただいています。
大家 これは実際に説明会で紹介した事例なのですが、最近郵便料金の値上げに伴い請求書を電子化する企業が増加しているんですよね。それで、毎月月末に多くの請求書ダウンロード業務が発生します。例えば1社に5分かかるとして、10社あれば50分かかる計算になります。月末月初、ただでさえ忙しい時期ですし、うっかり忘れてしまうということもあります。これを実際の画面を見ながら説明して、予約実行して朝出社した時にすべてダウンロードされている状態にできるということを伝えました。
具体的に他の方々も困っている内容であれば、響きやすそうですね！
大家 Coopelには、シナリオをコピーできる機能がありますよね。あれがとても良くて、私がすでにシナリオを作っているので、それコピーしてあげますよ、あとはアカウント情報だけ入れ替えてください、で請求書ダウンロード業務は自動化できちゃうんです。
実は、社内説明会などで事例を紹介すると1年分の利用料をDX推進部が負担してくれるんです。だから、頑張って私の活用事例資料を作って説明しています。その後も他の部署の方から電話がかかってきて「ここはどうやって使うんですか？」とか「これってできますか？」って質問があったり。（笑）
和田 すごく助かってます！（笑）
社内はもちろん、グループ会社にも広めるため説明会を実施
今後予定していることなどはありますか？
和田 説明会ももちろん続けますが、Coopelの存在はだいぶ認知が広がっていると思うので、次はどんなシナリオを自動化しましたか、という発表会をやりたいと思っています。成果を全社で共有したら、さらに利用が広がると思うので。大家さんのような方が増えることを目指します！
大家 Coopelは本当に便利なツール！私は時短勤務の時、Coopelなしでは業務が終わらなかったと思います。Coopelは、時短勤務の味方！ぜひ多くの方に、こんなに簡単に業務を効率化できるんだということを知ってほしいです。
まとめ
大規模な自動化に挑戦した経験をもとに、「自動化する業務の一つひとつは小さくても、現場が扱えることが重要」という和田さん。Coopelが使いやすいという点はもちろん、実際に使っている現場の方の声によって利用を広める方法は、きっとどんな企業でも効果的です。そして、大家さんの楽しそうなお話からは「業務を効率化できることは楽しい！」ということが伺えます。今後も阪急阪神不動産で自動化・効率化がさらに拡大していくことを期待するとともに、精一杯サポートさせていただきます！