自分たちで運用できることと費用対効果の高さが導入の決めて
Coopelを導入した経緯を教えてください
時原 最初に私がCoopelを利用したのはナイルに入社する前で、別の企業の法務をしていた時でした。バックオフィスの業務効率化が課題としてあり、すでにデスクトップ型のRPAが導入されていたものの、情報システム部門がコンサルティング会社と一緒に運用していて、営業事務の自動化などが優先され、法務部門の自動化はなかなか実現しませんでした。なんとか自分たちで効率化できないかと模索している時に、当時の上司がエンジニアでなくてもシナリオが組み立てられるRPAツールとして、Coopelを見つけてきてくれたんです。
順番を待つよりも、自分たちで自動化してしまおう！となったんですね
時原 そうですね。当時は、RPAなどの業務効率化のためのツールは情報システム部門が担うことが基本でしたが、私の部署ではGAS（Google Apps Script）も少しずつ覚えようという風潮があり、勉強していました。そのためRPAもさほど抵抗なく自分で挑戦できました。
使ってみると、本当にエンジニアでなくてもシナリオの組み立てができるということがわかりました。クラウド型だから専用のパソコン端末や複雑な設定が必要ないという手軽さも大きいですが、やはり利用料の安さも決め手となりました。自動化できる業務が小さいものであったとしても間違いなく費用対効果は高いので、導入しやすかったです。
作業時間の削減だけでなく、確認忘れの解消や変更箇所の可視化・共有も
法務ユニットでは、Coopelをどのような業務に利用されていますか？
時原 一例ですが、ナイルでは契約にクラウドサインを使っていて、契約書の送付先情報をGoogleフォームで回収し、そのメールアドレスにクラウドサインから締結依頼を発信しています。取引先の情報がデータベースに追加されていくのですが、同じ取引先の企業でも決裁者が変更になった場合などには情報が追加され、どれが最新の情報であるかわからなくなります。そのデータベースの重複エントリーの削除などをCoopelで自動化しています。
スプレッドシートに新しい情報がないか、定期的にCoopelを動かして検知します。既存の会社名と一致しているか確認し、含まれていなければ新規登録、含まれていれば有効を無効に書き換えて新規登録。担当者さんが変わっている場合も上書きします。その作業が完了すると、Slackに自動で通知されるようにしています。
自動化する前は、作業負担が大きいためつい後回しにしてしまって、データベース上の重複登録が多発したり、どのタイミングでどのような変更が加えられたかを可視化して共有することができなかったりしていたのですが、それらがすべて解消されました。作業時間が大幅に短縮できただけでなく、確認忘れを大幅に解消することができ、データベースの品質が向上しました。例えば氏名の間にスペースが入ってしまっているなど、想定と違う入力があるとエラーも起こりますが、基本的には9割5分カバーできていれば十分と考えています。
自動化すると、手作業のようにミスや漏れが防げるというメリットも大きいですね
時原 そうですね。法務としては、削減時間以上にミスや漏れを防止できるということはとても重要です。業務が忙しい時に忘れてしまいがちなタスクなども、CoopelでSlackにリマインドを送れるように設定しています。Slack連携は月次報告でも使っています。契約書格納システムで案件管理をしているのですが、そのシステムにログインして前月の案件をCSVファイルとしてダウンロードし、前月対応案件数を集約、Slackで前月の成果として通知する、ということもCoopelで行っています。
また、社内の他部署からのリーガルチェック依頼がSlackで送られるのですが、Slackのワークフロー機能を使ってそのメッセージにボタンを表示させ、それを押すとスプレッドシートに確認したことが記録されるようになっています。そのスプレッドシートに確認記録があるかを毎日Coopelで確認していて、ついていない場合はSlackのチャネルに通知して担当者の確認漏れを防いでいます。
集中力が必要な業務が多いので、一つひとつの作業時間は短いものの、都度他の業務を中断されてしまうようなタスクを自動化できると全体の効率がかなり上がります。
他部署の自動化もサポート、数時間で運用体制を構築
社内でCoopelを利用されているのは法務ユニットのみですか？
時原 ナイルではDX＆マーケティング事業、メディア＆ソリューション事業の他に自動車産業DX事業も展開しています。車のサブスクリプションサービス「おトクにマイカー 定額カルモくん」を提供しているのですが、その自動車産業DX事業部でも使っています。データの収集、車販売システムからのCSVダウンロードなど、1日30分程度の業務が自動化できていると思います。
自動車産業DX事業部でのCoopel活用は、どのように始められましたか？
時原 最初、シナリオを作成し始めるところは私がサポートしました。基本的なシナリオを2つ程作って、その後は事業部で作成していただいていたのですが、確認してみると1、2か所直す程度で、すぐに使いこなせるようになっていたので驚きました。直感的で使いやすいので、最終的には数時間のミーティングと、全体でトータル1か月程度をかけて事業部内での運用体制ができたと思います。
誰にでも使いやすいCoopelで、単純作業を自動化
どのような方にCoopelをおすすめしたいですか？
時原 普段の業務で単純作業に時間を費やしていると感じる方ですね。あと、RPAはシステム部門がやるものだと思っている方には、誰にでも使いやすいCoopelは合っていると思います。ただ、シナリオの設定には、特に最初はある程度の学びが必要となるので、単純作業をなくすためなら初期の投資を厭わない、という考え方を持っていることも必要だと思います。
今後予定していることなどはありますか？
時原 私はあくまで法務ユニットに所属しているので、法務の業務の自動化がほとんどですが、社内で「これできますか？」と言われたらその都度自動化できる業務を増やしていけるようにはしたいですね。
まとめ
データベースにある情報の更新という、定期的に行うことが必要なものの作業負担が大きく、また漏れやミスが起こりやすい業務をCoopelで自動化することで、更新頻度を上げてデータベースの品質向上だけでなく、作業負担の軽減、漏れやミスの解消、そして更新内容の可視化と共有まで実現している時原さん。このような業務は、特にバックオフィスでは多いのではないでしょうか。社内のRPA活用を法務の方が推進するというとても珍しい事例ですが、時原さんの業務効率化への情熱と新しいツールを学ぶことに対する意欲と、専門知識がなくても利用できるCoopelならではですね！