多くの企業が全社的に、もしくは一部業務で導入しているRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツール。日々発生する定型業務や単純作業を自動化することで業務効率化につながります。
その一方で、導入したものの実際に業務が効率化されていない、目指していたことができていない、という失敗例も多く存在します。そんなことにならないよう、この記事では、そのような失敗例を通してRPA導入やリプレイスを成功させられる回避策を紹介します。導入ご担当者様、必見です！
【目次】
代表的なRPA導入失敗事例
まずは、よく起こりがちなRPA導入失敗あるあるを紹介します。
業務が効率化しない！
RPAを導入したはいいものの、結局業務効率化が実現できていない、というケースがあります。失敗例の中でもかなり深刻です。
多くの場合、このような失敗に陥る原因はRPAのことを「何でも自動化できるもの」と誤解してしまっていることにあります。RPAは、単純作業や反復作業などに向いているツールです。判断が必要な業務、例外が多い業務、頻度が少ない業務などには向いていません。RPAに向いている業務をよく理解せずに自動化してしまうと、想定していたほど効率化にならなかったり、エラーが頻発したり、逆に手間になってしまうことが多く発生してしまうのです。
導入したRPAツールが使えない！
せっかくRPAツールを導入したのに、やりたかった業務ができなかった、自動化したかった業務に使うツールでエラーが頻発した、というケースです。
自動化とひとことで言っても、その作業内容はさまざま。特定のウェブページからエクセルファイルに情報を転記したいこともあれば、画像を解析してその内容を特定のアプリで記したいという場合もあります。RPAツールにはクラウド型やデスクトップ型など異なるタイプがあり、さらにできること（機能）や相性が良いツールなども様々です。トライアルなどを実施せずに本格導入してしまうと、後で「これじゃなかった！」「使えない！」ということになりがちです。
また、契約期間が1年間など長期のプランのみを扱うRPAツールも多いため、一旦契約するとしばらく身動きが取れなくなってしまうこともあります。
メンテナンスが手間！
自動化したけど、使うファイルの変更や順序の入れ替えなど、ちょっとしたこともいちいち管理者にシナリオ修正依頼をしないといけなくて面倒だし申し訳なくて依頼しづらい。エラーが出たらそれに対処してもらうのにも時間がかかって、結局自分での手作業が楽かも...という事例もあります。
プログラミングの知識や、過去にRPAを触った経験のない方にとって、RPAはかなりハードルが高く感じるもの。そのため、情報システム部門などでツールの選定から導入、自動化する業務の決定やシナリオの作成まで行うことが多くあります。そういった場合に陥りやすい失敗です。自動化している内容が実際の業務と少し異なっていたり、少しだけ調整したい場合やエラーが起きたりした際に、都度情報システム部門が対応することとなります。自動化にはある程度のエラーがつきものですが、情報システム部門の担当者はその度に対応しなければならなくなり、また現場の担当者もその都度作業がストップしてしまうため、結局RPAを導入した方が手間になる、ということにもなりかねません。
導入したけれど、誰も使わない！
業務効率化は会社にとっても現場の社員にとってもメリットが大きいはず！なのに、せっかく導入しても誰にも使われず放置されたまま...という悲しい例もあります。
RPAを導入することは目的ではなく、業務効率化のための手段です。にもかかわらず、選定が難しいということもあり、いつのまにか導入自体が目的となってしまっていることがあります。やっと導入が完了し、業務を1つか2つ自動化しただけで満足して放置される...などということもあります。RPAは、使えば使うほどお得で業務効率化が進むツールです。
効果がわからない！
RPAツールを導入して業務を自動化できているけれど、全体として実際どの程度の効率化が達成できているのか、その効果がわからないというケースです。せっかくのRPAによる自動化と業務効率化ですが、特に社内で活用される部署が多ければ多いほど、その効果は可視化されにくいかもしれません。費用対効果を適切に測るため、効果測定は重要なポイントです。
導入失敗あるあるのまとめ
RPAの導入を成功させるためのポイント
意外と多い、RPA導入失敗あるある。では、RPAの導入やリプレイスを成功させるためには、どうしたらよいのでしょうか。RPA導入の失敗は、主に導入前の準備不足や運用面の見通しの甘さが原因になりがちです。裏を返せば、導入前の準備や運用面での見通しをしっかりと立てることにより、これらの失敗を回避することができます。
1. 自動化に適した業務を把握する
まずは、どんな業務が自動化に適していて、何が適さないかを把握しましょう。業種や部署に関わらず、ほとんどの企業で何かしらの単純作業、定型業務、反復作業が発生すると思いますが、そもそも自動化に適した業務が実際に自社に多くなければ無理にRPAを導入する必要はありません。
こちらの記事もぜひ参考にしてください：RPAに向いている業務、向いていない業務
2. 自動化したい業務の量と内容を把握する
自動化に適した業務が把握できたら、次は自社で自動化したい業務を洗い出しましょう。会社の規模や自動化したい業務の量にもよりますが、以下のような表にまとめると全体も把握しやすいのでおすすめです。業務の内容はできる限り詳細に把握できると、RPAツールの選定時に役立ちます。
3. RPAツールの運用体制を整える
RPA導入後、誰がどのようにシナリオを作成して、誰がどこでどのように管理をするのかなどを決めておきましょう。例えば、メンテナンスによる失敗を回避するために作業担当者が自分でシナリオを作る、という運用体制にする場合は必然的にプログラミング知識のない人でも使えるツールが必要、などツール選定における条件も固まっていきます。さらに、リモート環境でも動かす必要がある場合など、業務をする体制や環境などを考慮して運用体制を構築することも大切です。
4. 導入前に、検討中のRPAツールをトライアル利用する
多くのRPAツールはトライアルができるようになっています。自動化したい業務の内容やツールなどを明確化してある程度どのRPAツールが良いか絞ったら、必ずトライアルを実施しましょう。そのRPAツールが業務フローに合っていて、なおかつ自動化したいツールに対応しているかなどを確認します。ツール自体の使いやすさやサポートがどの程度充実しているかも重要なチェックポイントです。
誰もが納得できる業務自動化・業務効率化を！
業務の自動化や効率化は、会社にとっても担当者にとってもメリットが大きい一方、適切な準備をせずに導入を急ぐと「こんなはずじゃなかった...」という失敗に陥りやすい面もあります。RPAツールは数多くあるため選定が困難になっているとも言われますが、ぜひ会社も導入担当者も業務担当者も納得できる自動化導入を目指して、参考にしてみてください。
導入については、成功事例を読むこともおすすめしています。
特に業種や業務が同じ事例は参考になるので、ぜひご一読ください。Coopelを利用している企業の事例