コラム
会社でMicrosoft Teams（マイクロソフト チームズ）が導入されたものの、チャットとWeb会議くらいしか使えていないという方も多いのではないでしょうか。また、毎日の報告や情報共有に時間を奪われ、なかなか本来の仕事に集中できないと感じている方もいるかもしれません。
しかし、Teamsを最大限に活用すれば、チームの生産性を大幅に向上させることが可能です。時間のかかる定型業務から解放されることで、より付加価値の高い仕事に集中できる環境を手に入れられるでしょう。
この記事では、Microsoft Teamsの基本的な機能から応用的な使い方、毎日の面倒な定型業務を自動化する方法までわかりやすく解説します。
Microsoft Teams（マイクロソフト チームズ）とは、Microsoftが提供するビジネス向けのコミュニケーションプラットフォームです。チャットやWeb会議、ファイル共有、タスク管理など、業務に必要な機能が一つに集約されており、社内外のコミュニケーションを円滑にするハブツールとなります。
ビジネス向けのコミュニケーションツールには、SlackやZoomなど複数の選択肢があります。それぞれ得意とする機能や活用方法が異なるため、自分たちの業務スタイルに合ったツールを選ぶことが大切です。
Slack・Zoomの特徴
一方、TeamsはMicrosoft 社が提供するOfficeアプリ（Word、Excelなど）との連携に非常に強く、会議・チャット・ファイル共有・共同作業といった業務に必要なツールが集約したプラットフォームです。単なるコミュニケーションツールにとどまらず、業務全体を効率化するハブツールとして活用できます。
Teamsには、日々の業務を効率化するためのさまざまな機能が備わっています。ここでは、利用頻度の高い7つの基本機能を取り上げ、実際の操作画面を交えながら初心者の方にもわかりやすく解説します。
Teamsのチャット機能は、1対1はもちろん、複数人での対話も簡単に行えます。メールよりも気軽にやりとりでき、チーム内のスピーディな意思疎通を実現します。
主な便利機能
Teamsには、オンラインでのビデオ会議・音声通話機能が備わっています。社内会議から外部との打ち合わせまで、幅広いビジネスシーンで活用できます。
会議を効率化する機能
Teamsでは、チャットやチーム内でファイルを簡単に共有できます。Officeアプリと連携し、複数人でのドキュメント作成や編集作業を効率的に進められます。
Officeアプリとのシームレスな連携
Teamsの法人向けプランでは、情報を整理するための階層構造が用意されています。
チャネルを適切に使い分けることで、情報が一か所に集まり、必要な情報を後から見返しやすくなります。
チャネルの使い分け例
TeamsはOutlookカレンダーとの完全同期が可能で、スケジュール確認から会議設定・日程調整までスムーズに行うことができます。
Teamsアプリ内でできること
Teamsはさまざまなアプリとの連携も可能で、日常業務で使用しているアプリを一か所に集約できます。複数のアプリを行き来する手間がなくなり、作業効率や情報共有のスピードが向上します。
Microsoft製アプリとの連携
サードパーティ製アプリの追加
TrelloやAsanaなど、さまざまな外部ツールと連携可能
チームの業務内容や働き方に合わせて、Teamsを柔軟にカスタマイズできる
Teamsには強力な検索機能が搭載されており、キーワード、送信者、日付などで絞り込み検索が可能です。過去のチャット履歴や共有されたファイルなど、Teams内に蓄積された情報を横断的に探すことができます。
検索ボックスで使える便利なコマンド集
| 検索コマンド | 入力例 | 検索内容 |
| from: | from:佐藤 | 指定した送信者のメッセージ |
| to: | to:鈴木 | 指定した送信者に宛てたメッセージ |
| @名前 | @自分の名前 | 自分がメンションされた投稿 |
| in: | in:人事部 | 特定チャネルの投稿 |
| filename: | filename:報告書 | ファイル名に指定語を含む共有ファイル |
| is:unread | is:unread | 未読メッセージ |
| before: | before:2024-12-31 | 指定日以前のメッセージ |
| after: | after:2025-01-01 | 指定日以降のメッセージ |
TeamsはチャットやWeb会議だけでなく、日々の業務をさらに効率化するための応用的な機能も充実しています。
●承認ワークフロー
Power Automateや承認アプリと連携することで、簡単な稟議や申請フローを作成できます。申請から承認までTeams上でスムーズに完結するうえ、承認状況もリアルタイムで確認できるため、対応漏れが起こりにくくなります。
●翻訳機能
Teamsにはメッセージの翻訳機能が搭載されており、海外メンバーとのやりとりもスムーズに行えます。また、会議内容をリアルタイムで翻訳する機能もあり、設定した翻訳言語の字幕が表示されます（有料プランのみ）。
●Wiki機能
チャネル内にナレッジベースやマニュアルを蓄積できる「Wiki」機能もあります。特定のチャネルにWikiタブを追加することで、社内用語や業務手順、よくある質問への回答などをまとめて管理できます。
●ショートカットキー
日常的によく使う操作を中心に、Teamsで活用できるショートカットキーを覚えておくと、日々の作業効率が大きく向上します。
| 操作内容 | Windows | Mac |
| 新しいチャットを開始 | Ctrl + N | Command + N |
| 検索ボックスを開く | Ctrl + E | Command + E |
| 設定を開く | Ctrl + , | Command + , |
| ファイルを添付 | Alt + Shift + O | Option + Command + O |
| ビデオ通話を開始 | Alt + Shift + V | Command + Shift + Control + V |
Teamsを便利に使っているからこそ生まれる、新しい「面倒」にも焦点を当ててみましょう。意外と時間を取られてしまう日々のルーティン作業は、自動化を取り入れることで効率化され、本来注力すべき業務に集中する時間を確保できます。
Teamsを使って次のようなルーティン作業を行っており、「面倒だな」と感じたことはありませんか？
こうした作業は一つひとつは小さくても、積み重なると大きな時間のロスにつながります。
Teams関連の面倒な手作業をなくすには、RPAによる業務自動化が効果的です。
RPAとは
PC上で繰り返し行う定型作業を、ソフトウェアロボットが自動で代行してくれる仕組みです。24時間365日、休むことなく作業を行うため、人手では難しい時間帯の業務や大量のデータ処理も効率的に実施できます。
なぜCoopel（クーペル）なのか
Coopelが選ばれている理由として次の3点が挙げられます。
Coopelを活用すれば、毎日の定型業務を自動化し、Teamsでの作業をさらに効率化することができます。
ここからは、Coopelを活用したTeams自動化のシナリオを3つご紹介します。誰でも再現できるように動画でわかりやすく解説していますので、実際の操作イメージをぜひ確認してみてください。
【課題】
日報や勤怠報告など、毎日ほぼ同じ内容のメッセージをTeamsに投稿する作業が習慣化し、手間に感じている。忙しいと投稿を忘れてしてしまうこともあり、無意識のうちにストレスや業務の負担になっている。
【自動化シナリオ】
【自動化の様子】
【効果】
毎日の定型投稿を自動化したことで、投稿忘れや時間のムダが発生しなくなった。指定した時間に確実に報告が行われるため、管理する側も進捗状況を把握しやすくなり、確認や催促の手間を減らすことができた。
【課題】
共有フォルダに保存されている最新のExcelファイルを探し、ダウンロードしてからTeamsに添付・報告する作業を毎回行っている。ファイルの内容を更新する度に同様の手作業が発生し、時間と手間がかかっている。
【自動化シナリオ】
【自動化の様子】
【効果】
レポートの収集から共有までを自動化することで、手作業によるミスや確認作業がゼロになった。決まった時間に最新のファイルが自動で共有されるため、提出漏れやファイルの取り違えを防ぎ、報告業務の確実性が高まっている。
【課題】
Webフォームに届いた問い合わせ内容をスプレッドシートに記録し、手作業で担当チャネルにコピペ＆転送している。件数が増えると転記ミスや共有漏れが発生しやすく、対応の遅れにつながることが増えている。
【自動化シナリオ】
【自動化の様子】
【効果】
最新の問い合わせ内容が定期的にTeamsに共有されるため、毎回の確認作業およびコピペ&転送作業が不要になり、対応スピードが向上した。情報が確実に共有されることで、確認や再連絡の手間が減り、担当者・管理者双方の負担軽減と業務効率化につながっている。
Teamsにはコミュニケーションを円滑にする多様な機能が備わっている一方、活用するほどに新たな定型業務が生まれやすい側面もあります。しかし、こうしたTeams関連の定型業務は、ノーコードRPA「Coopel」を通じて誰でも簡単に自動化できます。
自動化がもたらす価値
Coopelでは30日間の無料トライアルをご用意しています。登録はたった5分で完了、クレジットカード情報も必要ありません。まずはトライアルから始め、あなたの「面倒な作業」がなくなる未来を体験してみませんか？
