コラム
2025年10月8日
日々の業務に追われ、改善提案どころではないと感じているバックオフィス担当者や非IT部門の方も多いのではないでしょうか。改善提案と言われても、何から手をつけるべきかわからず、後回しになってしまうケースも少なくありません。
この記事では、予算や専門知識がなくても、明日からすぐに実践できる「小さな改善」の具体例をご紹介します。記事の最後には、そのまま使える「改善提案書テンプレート」もご用意していますので、読むだけで業務改善への第一歩を踏み出せる内容です。
毎日忙しく働いているのに、なぜか仕事が終わらない——気づけば、残業が当たり前になっていませんか？多くの人が「今の働き方を変えたい」と考えながらも、改善を後回しにしてしまうのは以下のような理由があります。
こうした状態が続けば、さらなる多忙を招く悪循環に陥ります。多忙な日々から抜け出すには、すぐに実践できる“小さな改善”を取り入れ、このループを断ち切ることが重要です。
「業務改善」と聞くと、大規模なシステム導入などを思い浮かべがちですが、日々の業務にちょっとした工夫を取り入れるだけでも十分に成果を実感できます。大がかりな改善ではなく、手軽に始められる「小さな改善」から取り組むことで、次の3つのメリットが得られます。
特別な設備や費用をかけず、無料のツールや日常の工夫だけで始められるため、失敗を恐れずに行動できます。
「1日5分の時短」でも、積み重ねれば確実に成果に結びつきます。小さな成功体験が次の改善への意欲となり、業務改善を自然な習慣へと変えていきます。
個人で始めた小さな改善がチームに広がり、やがて組織文化として定着する可能性があります。改善の文化が根付くことで全体的な業務効率や生産性が向上し、組織の成長や競争力強化にもつながります。
改善の第一歩は、現状の業務に潜む「ムダ」を見つけることです。以下に挙げる3つの視点から日々の仕事を振り返り、業務改善の対象となる「課題」を明確にしましょう。
データ入力やレポート作成など、毎日・毎週行っている定型業務は効率化の余地があります。まずは日常的なルーティン作業をリストアップしてみましょう。
紙の書類からの転記、システム間でのコピー＆ペーストなど、手作業で行う作業はヒューマンエラーが起きやすく、改善によって効率と精度を同時に高めることができます。
PC内のファイルや過去のメールなど、必要な情報を探すのに時間がかかっていませんか？こうした「探す時間」を減らすだけでも、日々の負担が軽くなり、業務全体の流れがスムーズになります。
この章では、明日からすぐに取り入れられる「小さな改善」の具体例をご紹介します。特別な準備は必要なく、真似するだけで実践できる多様なアイデアをまとめています。
| カテゴリ | 改善例 | 具体的な実践例 |
| PC操作 | ①辞書登録 | よく使う定型文（例：「おせわ」→「お世話になっております。」）をPCの辞書に登録する |
| ②ショートカットキー | コピー（Ctrl+C）、貼り付け（Ctrl+V）、保存（Ctrl+S）、検索（Ctrl+F）など、日常的によく使う操作のショートカットキーを活用する | |
| 整理整頓 | ③デスクトップ整理 | デスクトップのアイコンは最小限にし、画面をすっきりした状態に保つ |
| ④ファイル名のルール化 | ファイル名を日付・用途・内容で統一する 例：「20251031_議事録_営業会議.docx」 | |
| タスク管理 | ⑤ツール活用 | 手書きのメモや付箋の代わりに「Trello」「Google Keep」などの無料ツールで進捗を可視化する |
| ⑥定期タスクの登録 | 毎週発生するルーティン作業を「Googleカレンダー」に繰り返し登録し、タスクの抜け漏れを防ぐ | |
| メール対応 | ⑦テンプレート化 | よく送るメール内容を定型化し、コピペで迅速に対応できるようにする |
| ⑧複数署名の登録 | 「社外用」「社内用」など複数のパターンの署名をあらかじめ登録しておく |
| カテゴリ | 改善例 | 具体的な実践例 |
| 会議 | ①アジェンダの共有 | アジェンダの事前共有を徹底し、会議の目的とゴールを明確にする |
| ②議事録フォーマット・AIツール導入 | 共通の議事録フォーマットを作成し、要点だけをメモできる構成に変更する 会議内容を自動で文字起こしし、要点をまとめた議事録を生成するAIツールを活用する | |
| 情報共有 | ③階層ルールの設定 | 共有フォルダの階層ルールを決め、誰でも必要な情報にアクセスできるようにする 例：01_営業 ├─ 01_2025年度 ├─ 案件A └─ 案件B |
| ④アクセス権のラベル付け | ファイル名の先頭に「全員可」「部署内のみ」「閲覧のみ」などのラベルを付け、共有範囲が一目でわかるようにする | |
| コミュニケーション | ⑤定型挨拶の省略 | チャットツールでは「お疲れ様です」などの定型文を省略し、本題から入るルールを作る |
| カテゴリ | 改善例 | 具体的な実践例 |
| Excel | ①データ統合 | VLOOKUP関数を使って異なるデータ（例：顧客リストと売上データ）を照合する 【作り方】 共通のキー項目（顧客IDなど）を基準にVLOOKUP関数を設定する 例：A2の顧客IDを顧客マスタから探し、一致する行の2列目の値を取得する関数 =VLOOKUP(A2,マスタ範囲,2,FALSE) |
| ②データ集計 | ピボットテーブルを使って月別売上や担当者別実績などのデータを項目別に自動集計する 【作り方】 元データを選択する→メニュータブ「挿入＞ピボットテーブル」→行と列に項目をドラッグする（値フィールドでは自動的に「合計」で集計されるため、必要に応じて「平均」「最大」「最小」などに変更する） | |
| Googleフォーム | ③申請の電子化 | 社内の備品申請やアンケートをGoogleフォームで作成し、回答先をスプレッドシートに指定する |
| ④研修の参加リスト | 参加可否や希望時間帯を入力してもらうフォームを作成し、自動でスプレッドシートに反映させる（スプレッドシートの「条件付き書式」を使い、未回答者や特定条件のセルを自動で色分けしてリスト化する） |
| ペルソナ | 改善例 | 具体的な実践例 |
| EC運営担当者 | ①CSV加工 | 楽天市場やAmazonなど複数モールの受注データをまとめるマクロを作り、書式を統一してフォーマットにする 【作り方】 VBAで「フォルダ内のCSVを順に開く→共通フォーマットに統一→1つのマスタファイルに出力」処理を記述する |
| 広告代理店 | ②レポートのテンプレ化 | 毎月の運用レポートをExcelテンプレート化し、データ更新だけでレポートが完成する構造にする 【作り方】 グラフの参照範囲をセル参照（例：=B2:B13）にし、数値を転記するだけで自動的にグラフに反映されるようにする |
| 経理担当者 | ③請求書の自動参照 | Excelでの請求書発行時に、宛名や住所を別シートから自動で参照する仕組みを構築する 【作り方】 取引先マスタを作成し、VLOOKUP(取引先コード,マスタ範囲,列番号,FALSE)で宛名・住所を自動反映させる |
どんなに良いアイデアが浮かんでも、それを上司にうまく伝えられなければ実行にはつながりません。そこで役に立つのが、特定の業務課題に対して改善策をまとめる「業務改善提案書」です。
業務改善提案書を作成する際は、以下の3つのポイントを明確にすることが重要です。
穴埋めだけで完成する業務改善提案書のテンプレート（Word形式）をご用意していますので、改善案をまとめる際にぜひご活用ください。
これまで紹介してきた「小さな改善」は、業務効率化や品質向上に直結する有効な取り組みです。しかし、それらの多くが依然として「手作業」であり、入力作業や仕組みの構築に時間を取られてしまうかもしれません。もし、その手作業すら自動化できるとしたら——。
これを実現するのが、あなたの代わりにパソコン作業を自動で行ってくれるロボット「RPA」です。“ロボット”と聞くと難しいイメージがあるかもしれませんが、クラウド型RPAツール「Coopel」ならプログラミング知識は一切不要。「Webサイトからの情報収集」「Excelへのデータ転記」といった具体的な作業を、簡単なマウス操作だけですぐに自動化できてしまうのです。
▼Coopelで自動化する様子▼
Coopelの利用料金は月額1万円台から。導入のハードルが圧倒的に低く、中小企業でも気軽に利用できるツールです。“手作業の改善”からさらに一歩踏み出し、Coopelで日常のルーティン作業を自動化していきましょう。
本記事で紹介した「小さな改善」は、日常の業務にすぐ取り入れられるアイデアばかりです。小さな工夫を積み重ねれば、作業時間の短縮やミスの削減など、確実に業務効率を向上させることができます。まずは紹介した事例の中から、一つでも実践してみていただければと思います。
そして、もし手作業の限界を感じたら、いつでも「Coopel」を思い出してください。プログラミング知識が不要で、誰でも現場ですぐに使える自動化ツールを、30日間無料でお試しいただけます。登録はたった1分で完了、クレジットカードの登録も必要ありません。今すぐCoopelを使って、未来の働き方を変えていきましょう。
