業務効率化や生産性向上のため、多くの企業が定型業務を自動化できるRPAを導入しています。こういったツールの導入において求められる「費用対効果」。
ここでは、RPA導入における費用対効果の算出方法とそのポイントを解説します。
RPA導入のメリット
まずは、RPAを導入するメリットを理解しましょう。
提携業務の自動化による工数削減
データ入力や、請求書のダウンロード、レポートの作成など、反復的に行うタスクは幅広く存在します。このような定型業務をRPAで自動化することにより、その分の人による作業時間を削減することができます。定型業務の多さなどにもよりますが、「月200時間の工数削減」を達成した事例も！
ヒューマンエラーの防止と業務品質の安定化
RPAはあらかじめ定義した手順に沿って処理が行われるため、入力ミスや転記漏れなど人手では起こりうるヒューマンエラーが発生しません。また、人の場合はその人の経験やスキル、同じ人でも疲労や体調などのコンディションにより作業内容の品質やそれにかかる時間にばらつきが生じますが、RPAはロボットなので常に一定品質で処理が行われ、作業のし直しやチェック工数も削減できます。
プロセス可視化による業務の属人化解消
人が行っていた業務をRPAで自動化する場合、最初にその業務を細分化してロボットが動く手順として設定します。これにより業務プロセスが「見える化」され、属人化を防ぐことができます。また、プロセスが可視化することにより改善点やムダの発見と解消、業務プロセスの最適化にもつながります。
生産的業務への集中
定型業務などの「考えることを必要としない業務」をRPAに任せることにより、人間はその時間と労力を付加価値の高い業務にシフトさせることができます。例えば、ファイル転記やレポート作成を自動化する分、人は顧客対応や分析、新サービスの検討など、より創造的で生産的な業務に集中することができ、企業全体のサービス品質向上につながるのです。
費用対効果とは
RPAに限らず、サービスの導入や物品の購入において「どれだけコストをかけて、どのような効果・利益が得られるのか」を定量的に把握することは重要です。「費用対効果」は、これを明らかにします。
一般的に、費用対効果は以下の計算式で算出します。
費用対効果 = 利益や効果 － 費用
RPAの費用対効果算出方法
費用対効果には「定量的効果」と「定性的効果」の2種類あり、そのどちらも考慮して計算することが必要です。
定量的効果
RPAの導入による作業の自動化で、それまで人が行っていた作業時間をどれだけ削減でき、その結果人件費がどのくらい削減できたかという効果を測定します。
「RPA導入前にかかっていた作業時間」x「作業件数」x「作業担当者の時給」＝「削減できた人件費」
定性的効果
数値、数量で直接表しづらい効果を指します。ヒューマンエラーの削減、属人化解消、生産的業務への集中、さらに単純業務を担わなくて良いことによる社員のモチベーション向上などにより、例として以下のような効果が挙げられます。
- 顧客満足度の向上
- 売上機会逸失の防止
- 従業員満足度の向上
- 業務ストレスの低減
- プロセスの可視化
正しく費用対効果を測るポイント
できるだけ正確に費用対効果を出すために、以下の点に注意しましょう。
平均値を出す
自動化する前の業務の測定期間は、最低1か月とって平均値を出すことでばらつきを抑えられます。
エラー損失を考慮する
RPAにエラーはつきものですが、エラー損失も「発生頻度 x 平均修復コスト」で金額化して費用対効果に組み込むことでより正確な金額を出すことができます。
作業担当者全員分で計算する
自動化する前の業務を担っていた全員の工数を元に計算します。
月額利用料のみでなく、初期費用なども考慮する
RPA導入にかかる費用はすべて費用としてカウントします。初期費用やサポート費用、さらにデスクトップ型RPAを使う場合などでRPA専用のパソコンなどが必要となる場合は、それらも含めます。
RPAの導入効果が高い業務例とは
RPAは本来、手順が決まっている単純な作業を自動化することを得意としています。
定型業務：ルールが明確にあるもの
ルール化された定型業務をRPAが行うことで、人間の作業を効率化できます。また、ヒューマンエラーが発生しないこと、そして夜間や休日などに稼働させることができるというのも大きなメリットです。
高頻度：反復回数が多いもの
長時間同じ作業を繰り返すことは、人間にとってはかなり労力を使うことですが、まさにRPAが得意とする業務です。ミスが起こることもありません。ウェブサイトやソーシャルメディアの口コミデータ収集やアンケートデータなど、大量のデータを扱うことも可能です。
高ボリューム：作業量が多いもの
例えばウェブ上から顧客データを収集して営業管理システムに登録するなど、作業量が多いものや複数のシステムを横断する業務もRPAで自動化できます。作業量が多ければ多いほど費用対効果も上がります。
まとめ
RPAにもあらゆる種類があります。導入の際は、どういったRPAツールが自社に適しているかしっかりと見極めることが必要です。また、あまり複雑なことを自動化するのではなく、まずは小さな業務から自動化していくことも成功の秘訣です。月額12,800円（税別）で1アカウントから始められるクラウド型RPAのCoopelなら、スモールスタートでも大幅な工数とコスト削減で高い費用対効果を狙うことができます。
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