コラム
「社内のDXを任されたけど、ITの専門家じゃない自分に何ができるのだろう…」そのような不安を抱く方は少なくありません。ここで紹介するのは、専門知識ゼロ、月額1.28万円で今日から始められる「小さなDX」です。目の前にある「毎日この作業、面倒だな」という小さな課題を解決するだけで、働き方は大きく変わります。
この記事では、非IT担当者でも手軽にできるDXの進め方を解説します。読み終える頃には、「私にもできるかもしれない」と思えるでしょう。
【目次】
DXとは「デジタルトランスフォーメーション」の略で、デジタル技術を活用してビジネスや組織そのものを変革する取り組みを指します。近年、多くの企業がDXに注目していますが、「デジタル化」や「IT化」と混同されることも少なくありません。まずはそれぞれの違いを整理したうえで、企業がDXに取り組む意義を理解していきましょう。
デジタル化・IT化・DXは似ているようで役割が異なり、以下のように段階的な関係にあります。
つまり、デジタル化やIT化はDXを実現するための土台であり、これらによって業務の基盤を整備した先にあるのが「ビジネスそのものの変革」（＝DX）です。上位にいくほど変革のインパクトが大きくなり、企業のあり方そのものを変えるレベルにまで発展します。
デジタル化・IT化・DXの違いは、具体的な業務シーンに当てはめてみると理解しやすくなります。ここでは「顧客管理」を例に、それぞれの違いを見ていきましょう。
例：顧客管理業務
このように同じ顧客管理業務であっても、デジタル化は情報管理の効率化、IT化は業務全体の効率化にとどまります。一方でDXは、データを活用して営業のあり方を見直し、より高い成果を生み出す仕組みへと変革していきます。つまり、改善の範囲が「業務」か「ビジネスそのもの」かに大きな違いがあり、DXは企業の持続的な成長や競争力の強化に直結する取り組みとなります。
IT化やデジタル化が手段の置き換えにとどまるのに対し、DXは市場環境の変化に対応するための根本的な変革です。老朽化したシステムの放置は大きな損失につながりかねず、企業の競争力低下や成長機会の喪失を招く恐れがあります。
経済産業省も「2025年の崖」という表現で警鐘を鳴らし、古いシステムが原因で年間12兆円もの経済損失が生じる可能性を示しています。この崖を乗り越えるにはDX推進への対応が不可欠であり、既存システムの見直しとあわせて、ビジネスのあり方そのものを変革していくことが求められます。
DXという言葉が注目されている背景には、多くの企業が直面している共通の課題があります。以下では、今「小さなDX」が必要とされている3つの理由を解説します。
「求人サイトに募集を掲載しても、なかなか応募が来ない」「ベテラン社員が定年退職して、その業務を引き継げる人材がいない」このような人手不足の問題は、今や多くの中小企業が直面しています。しかも、取引先からの要望は多様化し、対応すべき業務は複雑になっています。このギャップを埋める答えの一つが、ツールを活用した業務の効率化です。
人がやらなくてもいい単純作業を自動化すれば、限られた人数でも今の業務量を処理できるようになります。新しく人を雇うには採用コストも育成コストもかかりますが、ツール導入であれば比較的低コストで、しかもすぐに効果が出ます。人手不足という現実的な課題があるからこそ、小さなDXが求められているのです。
「月末の大量にあるデータ集計作業にうんざりした気分になる」「書類のPDF化の繰り返し作業で、気づけば一日が終わっている」というような事例は多くのビジネスパーソンが経験しているでしょう。毎日、毎月同じ動作を行う、誰がやっても同じ結果になるというような単純作業から解放されれば、本来やるべき付加価値の高い仕事に集中できるようになります。
お客様とじっくり対話する、新しい企画やアイデアを練る、チームメンバーを育成する、といった「本当に大事な仕事」に、限られた時間を使えるようになることこそが、DXがもたらす大きなメリットです。
同じ業界のライバル企業が「最近妙に動きが早い」「新しいサービスをどんどん打ち出してくる」その裏には「見えない効率化」があるかもしれません。バックオフィスの業務を自動化して、小さな業務改善を積み重ねることが、数年後には大きな競争力の差になります。ライバルが動き出している今、何もしなければ、その差はどんどん開いていきます。だからこそ、今が小さな一歩を踏み出すタイミングです。
DXの必要性は理解できた。では、具体的に何から始めればいいのでしょうか。以下では、専門知識がなくても今日から実践できる、DXの3つのステップを紹介します。
まずは、日々の業務で「面倒だな」と感じるPC作業を思いつく限りリストアップしましょう。専用のアプリを使わなくても、お手持ちのPCに入っている「メモ帳」や「テキストエディタ」、あるいは「Excel」や「スプレッドシート」などで構いません。「メール添付のファイルを保存」「Webサイトからの価格情報の転記」など、些細なことでも文字に起こすことが、小さなDXの出発点になります。
PCで作成したリストを見ながら、それぞれの作業を整理します。「決まった手順を繰り返すだけ（単純作業）」のものに印をつけましょう。自動化に最も向いているのは、「作業ルールが決まっていて、人間の判断が入り込まず、誰がやっても同じ結果になる」作業です。
リストの中から、まずは「1日15分程度で終わる簡単な作業」を1つだけ選びます。選んだら、その隣に「ブラウザを開く」→「URLを入力する」→「○○の部分をクリックする」といった具合に、1クリック単位の手順を書き込んでください。この「手順の可視化」が、自動化ツールへの正確な指示書になります。
いきなり有料ツールを契約する必要はありません。まずは無料トライアルがあるツールを使い、Step3で書き出した手順を1つずつ設定してみましょう。無料期間には限りがある場合が多いので、1日1時間は自動化の業務に使う、など計画を立てて進めるとよいでしょう。またサポートを積極的に使用すると、新たな視点や設定方法を学ぶことができるかもしれません。
完成した自動化ツールを実際の業務で動かしてみましょう。少しでも時間が浮いたら、その時間を使ってStep1で作ったリストに戻ります。一つ成功すれば、あとは同じことの繰り返しです。このサイクルを回すことで、業務全体のDXが自然と進んでいきます。
ここまで読んで、「よし、自分もDXに挑戦してみよう」と思った方もいるでしょう。その一方で、「RPAツールって、どれを選べばいいの？」という新たな疑問が浮かんできませんか。市場には数多くのRPAツールが存在します。機能も価格もさまざまで、どれが自社に合っているのか判断するのは簡単ではありません。そんな「はじめてのRPA選び」で迷っている方に、ぜひ知っていただきたいのが「Coopel（クーペル）」です。以下では、CoopelがDXの第一歩に最適な3つの理由を紹介していきます。
Coopelの最大の強みは、プログラミングの知識が一切不要なことです。「ノーコード」と呼ばれる設計思想で作られており、コードを書く必要がありません。普段Excelを使って仕事をしているなら、それだけで十分使いこなせます。具体的には、以下のような直感的な操作で自動化のロボットを作成できます。
Coopelは、実際にPCで行った操作を記録し、それをそのまま自動で再現できるツールです。「この画面でここをクリックして、次にこのデータを入力して…」という流れを、一度登録するだけです。プログラムのコードを書く必要はまったくありません。Excelが使える方なら、すぐに使いこなせるでしょう。
RPAツールは、主に「デスクトップ型」、「クラウド型」、「サーバー型」に分類されます。デスクトップ型はPC上で動作するため、自動化処理中はそのPCで他の作業ができず、ただ画面を見守るしかありません。サーバー型は管理者がロボットの設定や実行を一括管理していることが多く、現場の細かな修正や要望がすぐに反映できるとは限りません。
一方、Coopelは「クラウド型」のRPAツールです。処理はクラウド上で実行されるため、その間あなたは別の仕事を進められます。また、テレワーク中でも会社のPCで設定した自動化をクラウド経由で動かせます。場所や時間に縛られることなく、いつでもどこでも自動化の恩恵を受けられるのです。
「高価なツールを導入して、結局使いこなせずに無駄になったらどうしよう…」そんな不安を感じる方も多いでしょう。Coopelなら、その心配は不要です。月額1.28万円という手頃な料金で、中小企業でも導入しやすい価格設定。しかも、30日間の無料トライアル期間があり、クレジットカード情報の登録も不要です。実際に使ってみて、自社の業務に合うかどうかをじっくり確認してから、導入を決められます。
新しいツールを導入するというのは、誰にとっても勇気のいることです。特に、これまでITツールにあまり触れてこなかった方にとっては、なおさらでしょう。以下では、実際にCoopelを使ってDXに成功した、具体的な事例を紹介します。
全社的に業務効率化の必要性が高まるなか、グループごとに非効率な業務の洗い出しと改善が求められていた。ルーティン作業が多い経理業務は「人が対応すべき業務」と「人でなくても対応可能な業務」が混在しているが、人がやる必要のない単純業務に多くの時間が割かれており、「仕事をしたつもり」になってしまう状況をなくしたいと考えていた。
Coopelによる自動化で月間40時間もの工数削減を実現。週300件ほど発生していた決済の消込作業はボタン一つで完結できるようになり、明細や請求、決済処理など各種データの取得も自動化して手作業を大幅に削減している。問い合わせ対応においても、Coopelが必要な情報を自動取得してSlackに通知する仕組みを構築し、基幹システムをこまめに確認する手間がなくなった。
広告運用を行うコンサルタントのアシスタント業務において、朝の忙しい時間帯に複数のルーティン作業が集中していた。1つの作業は数分で完了するが、これが積み重なると時間と手間がかかるうえ、コンサルタントからの突発的な依頼が入った場合には作業が後回しになってしまうことに課題を感じていた。
Coopelによって毎朝のレポート業務を自動化した結果、アシスタント全体で1日あたり約180分もの時間削減につながった。従来はアシスタント1人あたり毎朝30分、CSVのダウンロードやデータ貼り付けなどの単純作業に時間を費やしていたが、現在はCoopelのロボット実行により工数がゼロになった。浮いた時間は付加価値の高い業務に活用できるようになり、クライアントへの提供価値の向上に寄与している。
DXは、経営層やIT部門だけが進めるものではありません。現場で働く人の「もっとこうなればいいのに」という小さな気づきからも始まります。毎日向き合っている業務だからこそ、「どこに無駄があって、どこを改善すればもっと楽になるのか」それを一番よく知っているのは、現場の担当者です。まずは毎日、毎週、毎月行っている単純作業を書き出し、可視化するところから始めましょう。慣れ親しんだルーティンワークの中に隠れている「名もなき無駄」を取り除くことができれば、そこには新しい価値を生むための自由な時間が生まれます。単純作業から解放され、より創造的な仕事や、お客様に寄り添う時間に集中できる環境を自分たちで作り出す、その成功体験こそが、現場発のDXを成功させる何よりの近道です。
