1か月のトライアル期間だけで5つのシナリオを作成し、合計7時間の工数削減を実現
御社の提供するサービスについて教えてください。
金谷 全国の空いている駐車場を貸し借りしているCtoCプラットフォーム「アキッパ」を展開しています。個人宅、マンション、事業所など空いているスペースを15分単位で誰でも簡単に貸し借りできる仕組みで、オーナーは空きスペースを有効活用でき、ユーザーは特にイベント時など駐車場が見つかりにくい場合に便利にご利用いただいています。現在5.5万件の駐車場が随時貸し出されており、会員数も500万人を突破しました。
会社自体は2009年に設立しているのですが、2013年までは営業代行をしていました。その頃に「なくてはならぬサービスをつくる」という、現在の会社のパーパスの原点となるミッションを作ったんです。社員たちと一緒に壁に困りごとを200個書き出し、その中にあった「コインパーキングは現地に行ってから『満車』だと知るため困る」という困りごとがアキッパのサービスの発端です。
効率化や自動化に取り組むことになったきっかけを教えてください。
金谷 まずは全社的に効率化が必要だという課題を持ち、各グループで非効率な課題を解決していってもらう、ということになりました。
効率化という課題をもつきっかけとなったのが、新型コロナウイルス感染症の流行です。当時売上の4割を占めていたイベントがなくなったことで、売上が大きく減少しました。人員削減はしなかったので、必然的に一人当たりの粗利が大きく下がります。2022年初旬頃から業績が回復してきたものの、コロナの終焉はまだまだ見えない中、規制も続いていたので簡単に採用はできません。生産性を高めるしかありませんでした。
現在も、効率化を重視していることには変わりありません。会社としてM&Aを成長戦略においているのですが、グループ経営においてもコーポレート戦略のメインに全社の効率化を入れています。
Coopelを主にご利用いただいているという経理グループでは、どのようなお仕事をされていますか？
沖 起票や決算など、いわゆる通常の経理業務はもちろん、経費精算関連、そして一部課金取消などの業務を行っています。経理業務には多くのルーティン業務がありますが、人が行わないといけないものと、そうでないものがあると考えています。自動化を始めるにあたって、人が行わなくても良い、ただの作業に時間を取られて「仕事をしたぞ」と感じてしまうことを、なくしていきたいという思いがありました。
課題に対して自動化ツール以外の解決方法は検討されましたか？
沖 自社開発で対応することも考えましたが、Coopelを導入した2021年の秋ごろは、会社の成長のため他の開発を優先させる必要がありました。他のRPAツールも試しましたが、Coopelで自動化したかったことが実現できたので、当時の最適解だったと思っています。
Coopel導入の決め手を教えてください。
沖 操作画面がわかりやすく、シナリオを次々と作っていくことができました。1か月間のトライアル期間中にシナリオを5つ程作成することができ、その時点で月間7時間程度の工数削減ができたということが、契約を決めた瞬間でした。あとは、社内でよく使うGoogleスプレッドシートとの連携がシームレスだったことも大きいですね。他のRPAツールではうまくいかないことも、Coopelでは問題なく動きました。
課題を明確にし、一つずつ効率化・自動化をしていくことで月間40時間分の工数削減を実現
1か月間のトライアル期間中に5つのシナリオを作成されたとは素晴らしいですね！どのように進めましたか？
沖 やりたいことは大体決まっていたので、簡単なものから始めようとしました。RPAに限らずどんなサービスでも、新しいものを導入する時は必ず、一番シンプルなものから手を付けるようにしています。例えばCoopelで最初に作ったシナリオは、基幹システムからデータを持ってきて当時使っていたChatworkというチャットツールに通知するというものだったと思います。不明点はカスタマーサクセスチームにメールやチャットで問い合わせながら進めました。日本語で問い合わせができますし、回答もすぐに得られます。業務の効率化や自動化は、メンテナンスも必要ですし、まず最初の設定の段階で挫折しやすいところがあります。でも小さくシンプルなところから始めれば、Coopelは使いやすくわかりやすいので、すぐに効果が出ます。挫折する前に効果が出るので、業務改善を進めやすいですよね！
あとは、自社でよく使うツールについては問題なく連携できるかをよく確認するようにしました。これだけできていたので、トライアル期間終了後もトライアル中に作ったシナリオを展開して、メンバーにも作り方を共有するだけで、スムーズに運用を開始できました。
Coopelでの自動化を含め、具体的にどのようなことを自動化されてきましたか？
沖 アキッパには、駐車スペースを貸し出すオーナー様と、そのスペースを借りるユーザー様がいらっしゃいます。例えばオーナー様への支払明細書はwebと郵送が選べるようになっているのですが、以前は印刷して封書して発送するという業務を社内で人がやっていました。2,000通くらいあり、毎月1人月かかっていたと思います。それを日本郵便のwebレターというサービスを使うようにしました。PDFを読み込ませたら、印刷から郵送まで代行してもらえるので、この導入は大きかったですね。
それから、アキッパは基本的にユーザー様に事前決済していただくようになっていますが、まれに決済エラーが発生した時に、ご請求とご入金が発生します。以前は銀行振込でしたが、メールリンク決済に変更することで工数を削減しました。ただ、入金があれば消し込みが必要です。細かな金額ですが、決済方法を変更した後も毎週多くの消込作業が発生していました。この消込作業を、Coopelで自動化しました。
Coopelを導入することで、経理業務全体で大きな工数削減につながりました。
沖 決済の消込作業は、週に300件ほどあります。1件につき1分程度でも、週に5時間の作業工数ですが、Coopelで自動化した今はボタン1つで解決します。明細データや請求データも、自動で定期実行させています。決済処理データは入金照合のため日毎にダウンロードしていましたが、これも今は自動化しています。
オーナー様やユーザー様からのお問い合わせは基幹システムに蓄積されるのですが、「支払明細書を再送してほしい」などについては経理グループで対応します。このように、経理グループの対応が必要なお問い合わせがないか、以前は基幹システムをこまめにチェックする必要がありました。現在は、対応が必要なものについてはCoopelが自動でその内容を取得し、Slackに通知されるようにしています。
Coopelでよく使うアクション（動作）や機能を教えてください。
沖 特定のWebページなどから定期的に明細をダウンロードすることなどが多いため、ブラウザでの操作と繰り返しをCoopelでよく自動化しています。ブラウザ画面上で自動化したい操作をすると、それを記憶して繰り返し自動で実行できるアクション（Coopel Selector Helper）がありますよね。そちらをよく使っています。
自動化や効率化により、中長期的なことを考えるための「余白作り」が重要。
経理グループでのCoopel活用以外で、大きな効果を感じられた効率化や自動化はありますか？
金谷 いろいろありますが、インパクトが大きかったのはカスタマーサクセスグループでのAIチャット導入でしょうか。もちろん、トラブル対応などは人でないと解決が難しいですが、そのようなお問い合わせは全体のほんの僅かで、いただくお問い合わせの98%が定常的なご質問なのです。Zendesk AIによるチャット対応を導入しグループ内で改善を重ねたところ、昨年（2025年）11月は人が対応するお問い合わせの数が前年同月比で58.3%削減されました。これにより、CSグループは本当に対応すべきトラブルに丁寧に対応できるようになりました。ユーザー様にも対応スピードを向上することができましたし、これは、チームにとっても本当に手応えのある変化でした。
それほど大きな変化とは驚きですね！どのような業務にも、自動化や効率化は必要だと思いますか？
金谷 必要不可欠だと思っています。弊社では、人がそんなにいない中、やりたいことがすごく多いんです。既存のサービスでも、集中するポイントが昔は営業だったところからプロダクトの改善に大きく変わっていますし、M&Aもどんどん進めています。また、海外展開も進めていて、近年中に進出する予定です。新規事業もはじまります。そんな中、定型業務ではなく、創造的な部分に時間を使ってもらいたいんです。
余白がないと、中長期のことは考えられません。目の前のことばかりやっていると、後々後悔します。例えばCoopelで削減できる工数が月40時間だったら、1日2時間の余白ができることになります。そういった時間をいかに作り出せるかが重要だと思うんです。
アキッパでは、現在採用も積極的にされていますよね？
金谷 はい。アキッパは現在全国で採用していて、フルリモートも可能にしています。私たちは人と人がリアルで会う体験を大切にしていて、その体験に寄り添ったサービスを届けています。場所を限ってしまうと、その場所のものしか見えなくなってしまう。例えば東京だけで仕事をしていると、地方の困りごとは見えないんです。私たちが大阪に本社を持ち続ける理由も、そこにあります。
「アキッパで駐車場が見つけられたから、孫の運動会に行けた」という声や、「駐車場があったから子どもと一緒にサッカーを観に行くことができた」という声をいただきます。一方で、「スポーツを観戦する時間がない」という方や、「ライブなんか行ったこともない」という方もたくさんいらっしゃいます。フルリモートを可能にすることで、帰省を含め、好きな体験、非日常の体験に会いにいける環境を提供したいと思っています。
もし少しでも興味があれば、情熱を燃やす私たちと、ぜひお話させてください！
まとめ
実際の困りごとを200個書き出すところから始まったというアキッパの駐車場シェアリングサービス。やりたいことを実現するためには余白が必要、そしてその余白を作り出すためには自動化や効率化が不可欠だという金谷さんの言葉には、現場で積み上げてきた自信がにじんでいました。次の一手が楽しみです！
撮影場所：WeWork KANDA SQUARE