コラム
2025年12月4日
Boxは、企業のファイル共有や情報管理に利用されるクラウドサービスです。
本記事では、Boxの特徴やメリット・デメリット、基本的な操作方法をわかりやすく紹介します。
また、クラウド型RPAツールを使ってBoxでの作業を効率化する方法も紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。
情報化が進む中で、データを「どこで管理するか」は大きな課題です。Boxは、単なるストレージではなく、社内外のコンテンツを安全に管理できる「法人向けプラットフォーム」として広く利用されています。
ここでは、Boxが企業に選ばれる理由をわかりやすく説明します。
Boxは、ファイルの保存だけでなく、社内外で使うデータを安全に管理・共有するためのクラウドサービスです。「フォルダごとの権限設定」や「共有リンクの管理」「電子署名」などの法人向け機能が標準搭載されています。そのため、単なるストレージサービスではなく、企業の情報基盤として活用できる点が大きな特徴です。
Boxが選ばれる最も大きな理由が、高いセキュリティレベルです。
政府機関や金融機関でも採用されており、厳しい要件にも対応しています。
具体的には、以下のようなセキュリティ機能を搭載しています。
このような高いセキュリティ基準により、機密情報を扱う企業でも安心して運用することが可能となっています。
法人向けプラン（Business以上）は、容量が無制限となっています。動画・デザインデータ・CADファイルなど、サイズが大きいファイルでも容量を気にせず保存でき、拡張コストも発生しません。「使っていたら容量が足りなくなった…」といった心配がないため、長期的に利用しやすい点がメリットです。
Boxでは、ユーザーごとに7段階のアクセス権限を細かく設定できます。
具体的には、以下の権限設定が可能となります。
| アップロード | ダウンロード | 閲覧 | リンク取得 | 編集 | 削除 | 所有 | |
| 所有者 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
| 編集者 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | X |
| ビューアー/アップローダー | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | X | X | X |
| プレビューアー/アップローダー | ◯ | X | ◯ | X | X | X | X |
| ビューアー | X | ◯ | ◯ | ◯ | X | X | X |
| プレビューアー | X | X | ◯ | X | X | X | X |
| アップローダー | ◯ | X | X | X | X | X | X |
部署・役職・取引先ごとに最適な権限を付与できるため、情報漏洩リスクを最小限に抑えたファイル共有が可能となります。
Boxは1,500以上の外部サービスと連携できます。代表的なサービス例は以下のとおりです。
普段使っているアプリとシームレスに連携できるため、「保存 → 編集 → 共有」の流れがアプリをまたがず、スムーズに行えます。たとえば Microsoft 365 と連携すると、WordやExcelのダウンロードが不要となり、Box上でそのまま編集できるのです。
ここで、各種サービスとの違いを説明します。
| 項目 | Box | Dropbox | Google Drive | OneDrive | |
| セキュリティ | アクセス権限 | 7段階 | 2段階 （編集／閲覧） | 3段階 （編集／コメント／閲覧） | 2段階 （編集／閲覧） |
| ログ管理 | ◎ | △ | △ | △ | |
| 外部共有制御 | ◎ | △ | △ | △ | |
| 容量 | 無制限 | ２TB～ | 30GB～ | 100GB～ | |
| 料金（月額） | 2,085～4,864円 | 1,200～2,400円 | 950～3,000円 | 260～2,740円 | |
| 連携アプリ | 1500以上 | 300前後 | Google中心 | Microsoft中心 | |
※2025年12月時点
代表的なクラウドストレージと比較すると、Boxは「管理機能」「セキュリティ」が優れています。たとえばログ管理ではファイル閲覧・編集だけでなく、「共有リンクの変更」「権限付与」など細かな記録が確認できます。また、外部共有制御も 「外部共有の可否」「期限設定」など細かく制御が可能です。
このようにBoxはセキュリティ・管理機能が充実しており「法人利用に最適なストレージ」と評価されています。
Boxは法人向けの高機能サービスであるため、個人利用や数名規模のチームではオーバースペックになります。小規模で運用する場合は、具体的に以下のデメリットを感じるでしょう。
特に「保存＋共有」のみを行いたい場合、Google DriveやOneDriveのほうが低コストとなります。
ここでは、Boxの主要プランである 「Business」「Business Plus」「Enterprise」 の特徴と選び方をわかりやすくまとめます。
プランごとの主な違いは、以下表のとおりです。
| 項目 | Business | Business Plus | Enterprise |
| 料金（税込み） ※月払いの場合 | 2,085円／月 | 3,474円／月 | 4,864円／月 |
| ファイルサイズ上限 | 5GB | 15GB | 50GB |
| バージョン履歴数 ※編集履歴を遡る機能 | 50 | 50 | 100 |
| 共通 | ストレージ容量：無制限／ユーザー数：5人／連携可能アプリ数：1,500以上 | ||
※2025年12月時点
また、表にまとめた項目以外にも、プランごとに以下のような細かな機能差があります。
そのため、まずは コストと機能のバランスが良い「Businessプラン」 から始め、必要に応じて上位プランを検討するのがおすすめです。
Business Plus：業務フローの自動化や外部共有の制御を強化したい企業
Enterprise：高度なガバナンスや外部アプリの細かい制御が必要な企業
企業規模や扱う情報の重要度に合わせて選ぶことで、導入後の運用がスムーズになります。
Boxは直感的に操作できるため、初めて利用する方でもすぐに使い始められます。ここでは、最も基本となる3つの操作をステップごとにわかりやすく解説します。
Boxにファイルを追加したいときは、対象フォルダを開き、そこへドラッグ＆ドロップするだけでアップロードできます。また、業務ごとにファイルを整理したい場合は、「新規作成→フォルダ」 から新しいフォルダを作成できます。
部署別、案件別、顧客別など、用途に合わせたフォルダ構成を作ることで、チーム全体でファイルを探しやすくなります。
Boxでは、特定のファイルやフォルダを、リンクを使って簡単に共有できます。
共有リンク発行方法
また、セキュリティを確保するために以下の設定も可能です。
これらの設定を行うことで、社外パートナーにも安全にファイルを共有できます。
特定の相手と継続的にファイルを共有したい場合は、フォルダに直接ユーザーを招待します。
招待方法
Boxでは7段階のアクセス権限を設定できるため、「編集してほしいメンバー」「閲覧だけしてほしい取引先」 など、ユーザーごとに適切な権限を割り当てられます。
Boxは外部サービスとの連携がしやすく、RPAツールと組み合わせる場合も、特別な設定なく利用できます。RPAとは、PC上の定型業務を自動化するソフトウェアロボットのことです。
Boxのようなツールを使って業務をする中では、定型業務が多く発生します。
この他にも、かなり時間を割かなければいけない作業から、一回の作業時間は少ないものの都度発生するため他の業務を止めてやらなければならない煩わしい作業まで、実は人がやらなくても済むような定型業務がありませんか？
BoxとRPAツールを連携すれば、このような定型業務をすべて自動化できます！
ここでは、クラウド型RPAツール「Coopel」を例に、2つの操作イメージを紹介します。
Coopelを使うことで、パソコン上のファイルをBoxに自動保存ができます。
① パソコン上に保存されている「請求書」を対象として
② Box上にファイルをアップロードするシナリオをCoopelで作成
③ Box上にファイルがアップロードされる
また、Boxからのファイル取得も自動化できます。
① Box上に保存されている「見積書」を対象として
② PC上にファイルを保存するシナリオをCoopelで作成
③ PC上にファイルが保存される
このようにRPAツールを使うことで、ファイル操作の自動化が実現できます。
Boxは、セキュリティや管理機能に優れた「法人向けクラウドストレージ」です。ファイルを安全に保管し、必要な相手に適切に共有できる環境を整えることで、日々の業務を円滑に進められます。
また「アップロード」などの繰り返し作業は、必要に応じてRPAツールを組み合わせることで、さらに効率化が可能です。まずは、Boxの基本機能をしっかり活用し、定型業務があればそれを自動化するところから始めてみてください。
