コラム
月末月初は膨大な量のデータ入力や請求書処理に追われ、「楽になりたい」と思いつつも改善まで手が回らない経理現場も少なくありません。しかし、単に会計ソフトを導入するだけで解決する問題ではなく、業務フローが整っていない状態でツールを入れると、かえって手間が増えてしまうこともあります。
そこで本記事では、現状の業務棚卸しから始める、失敗しない経理業務効率化の方法を3ステップでわかりやすく解説します。最後まで読めば「何から手を付けるべきか」が明確になり、無理なく段階的に業務改善を進められるようになるでしょう。
経理業務で起きがちな「非効率」は、個人のスキルや忙しさの問題として捉えるのではなく、業務構造そのものに目を向ける必要があります。ここでは、その根本原因を3つに分けて解説します。
請求書や領収書、稟議書などの書類をいまだに紙ベースで管理し、紙文化・ハンコ文化が根強く残っている現場も少なくありません。アナログな運用では場所や時間に縛られやすく、「出社しないと仕事ができない」「承認リレーで時間が止まる」「書類のファイリングに手間がかかる」といった非効率が生まれてしまいます。
経理業務はミスが許されないうえに例外処理も多く、「この処理は〇〇さんしかわからない」という属人化を生み出しやすい業務構造にあります。この状態では、担当者が休むと業務が滞り、処理の遅延やミスが起こりやすくなります。また、手順が可視化されていないために改善が進まず、引き継ぎに多大なコストがかかるという問題もあります。
経理業務では、販売管理システムのデータを会計ソフトに手打ちで移したり、Excel集計結果をWeb画面に入力したりと、システム間での二重入力が発生しがちです。こうした「転記」は付加価値ゼロの作業でありながら、単純作業の繰り返しでヒューマンエラーを誘発しやすく、効率化を進めるうえで大きな障壁となっています。
経理業務の効率化というと、まずクラウド会計やRPAなどのツール導入を思い浮かべがちですが、順番を間違えると思ったような効果が得られないことがあります。重要なのは、ツールを取り入れる前に、業務プロセスの見直しと最適化を進めておくことです。
ここでは、経理業務効率化を成功させるための「正しいステップ」をご紹介します。
最初に取り組むべきなのが、経理業務の棚卸しと可視化です。業務の現状を明らかにしなければ、どこに改善余地があるのかを判断することはできません。
経理業務において「何がムダか」を知るためには、まず「何をしているか」をすべて洗い出す必要があります。日々当たり前のように行っている業務の中には、慣習でやっているだけの不要な作業も少なくありません。業務を棚卸しすることで、こうした見直し対象を客観的に把握できるようになります。
業務の棚卸しは、Excelやスプレッドシートを用いてシンプルな一覧表を作るのがおすすめです。以下の項目を書き出し、業務の全体像や作業量を把握しておきましょう。
次に、棚卸ししたリストをもとに、業務の「スリム化」を行います。
ここで使えるのが、業務改善を効率的に進めるためのフレームワーク「ECRSの原則」です。以下の4つの要素に沿って業務を見直すことで、業務改善の方向性を判断しやすくなり、無理のない形で効率化を進められます。
業務を見直す際は、まず「なくせる業務」や「まとめられる業務」がないかを検討します。
排除（Eliminate）
観点：その業務自体をなくすことができないか
例：誰も見ていない日報やレポート作成をやめる
結合（Combine）
観点：複数の業務をまとめることはできないか
例：似たような会議や承認プロセスを一本化する
「排除」「結合」ができない場合は、業務のやり方そのものを見直します。
入替（Rearrange）
観点：業務の順序や担当を変えることで効率が上がらないか
例：月末に集中している作業を月中に分散する
簡素化（Simplify）
観点：業務をよりシンプルにできないか
例：帳票フォーマットを統一し、入力項目を必要最低限にする
業務の棚卸しとスリム化を経て、最後に取り組むのがツール活用による自動化です。ここで初めて、会計ソフトやRPAなどのツール選定に入ります。
スリム化した業務のうち、定型的かつ大量にある作業をデジタルツールに置き換えることで、作業時間やミスを大幅に削減できます。ツール導入を急がず、正しい順番で土台から整えることが、経理業務の効率化を成功させる鍵となります。
効率化の手段は一つではなく、会社の規模や予算、抱えている課題によって「正解」は異なります。以下に代表的な4つの手法をまとめていますので、自社の状況と照らし合わせながら確認してみてください。
クラウド会計ソフトは、freeeやマネーフォワードに代表されるSaaS型の会計システムです。銀行・クレジットカードとの連携など、経理業務の手間を減らす機能が搭載されており、インボイス制度や電子帳簿保存法などの法対応もスムーズに行えます。
向いているケース
RPAは、PC上で行っている定型作業（クリック操作、データ入力、ダウンロード作業など）をロボットが代行する仕組みです。プログラミング知識が不要のノーコードツールもあり、既存の業務フローを大きく変えずに効率化できる点が強みとなります。
向いているケース
経理アウトソーシングは、記帳作業や給与計算などを外部へ委託する方法です。すぐに業務負荷を低減できる一方、ツール導入と比べるとコスト負担が大きくなりやすい点に注意が必要です。
向いているケース
Excelのマクロや関数を活用することで、コストをかけずに特定の集計作業や転記作業を効率化できます。一方で、個人のスキルに依存しやすく、作業の属人化やブラックボックス化が進みやすい点が課題となります。
向いているケース
それぞれの手法には向き・不向きがあります。以下の比較表を参考に、自社で優先すべきポイントを整理してみてください。
| 手法 | コスト | 導入難易度 | 属人化解消度 | 即効性 |
| SaaS | △ ツール費用あり | △ 初期設定が必要 | △〜○ 一定の標準化 | △ 定着後に効果 |
| RPA | △ ツール費用あり | △〜○ 設計が必要 | ○ 作業を仕組み化 | ○ 効果が早い |
| BPO | × 継続コスト大 | △ 切り出しが必要 | ○ プロセスを標準化 | ○ すぐに負担減 |
| Excel | ○ ほぼ無料 | × スキルが必要 | × スキル依存 | △ 部分的 |
経理業務の効率化は、正しい手順で進めれば大きな成果が出る一方、進め方を誤ると「良かれと思ってやったのにかえって負担が増えた」ということにもなりかねません。ここではよくある失敗事例を整理し、失敗から学ぶ成功パターンをご紹介します。
経営陣が「これからはDXだ」と高機能なシステムを導入したが、現場の業務フローやリテラシーに合わず、使いこなせないまま放置されている。結局、慣れたExcelでの運用に戻り、システム利用料と手作業が並存するダブルコストの状態に陥ってしまった。
【教訓】
現場を無視した業務改善は定着せず、かえって混乱やムダを生む原因に。
現場の「使いやすさ」を最優先し、まずはスモールスタートを心がける。
業務フローが整理されておらず、例外だらけ、手順がバラバラな状態でRPAを導入し、エラーが頻発している。自動化が進まないだけでなく、その都度確認や修正対応に追われ、手作業よりも忙しくなってしまった。
【教訓】
自動化に取り組むうえで、Step2の「スリム化・標準化」を飛ばしてはいけない。
整理されていない業務を自動化しても、効率化どころか負担が増えるだけである。
「とにかく大変だから」と業務を丸投げした結果、社内にノウハウが残らず、ブラックボックス化が加速。イレギュラー対応のたびに追加料金が発生し、想定以上のコストになっている。
【教訓】
BPOは「丸投げ」ではなく「業務設計」が前提。
委託する業務範囲を明確にし、「何を任せ、何を社内に残すか」を整理してから依頼する。
ここでは、クラウド型RPAツール「Coopel」を導入し、経理業務の効率化を実現している企業の事例をご紹介します。実際の業務がどのように変わり、どの程度の効果が得られたのかを具体的に見ていきましょう。
【課題】
毎月月初に請求書PDFを管理サイトから取得し、所定のファイルサーバーに保存する業務が発生。作業自体は単調だが、お金に関わる業務でミスが許されず、納期の要求も厳しかったため、担当者の心理的負荷が高い状態にあった。
【効果】
一連の処理をCoopelで自動化したことで、1回の操作でまとめてダウンロードできるようになり、作業時間が1～2時間短縮した。タイマーによる自動処理で未明のうちに作業が完了し、出勤後すぐに結果を確認できるため、仕事が集中しやすい月初の負担がさらに軽減されている。
【課題】
請求先の登録や請求書の発行業務を手作業で行っており、月末に業務が集中して残業が常態化していた。締切厳守の処理業務は精神的な負担も大きく、工数削減と業務改善が急務となっていた。
【成果】
毎月約200件の請求処理を一つひとつ行っていたが、現在は実行ボタンを押すだけで完了する仕組みに。Coopel導入から約1年で26種類の業務を自動化し、累積で2,500時間もの工数削減に成功している。
経理業務の効率化は「ツール導入」ではなく「業務棚卸し」から始まります。まずは現状の業務を洗い出し、作業のムダや改善余地を把握することが出発点となります。そのうえで、自社の規模や課題に合わせて、クラウド会計（SaaS）、RPA、BPOなどの手法を選び、必要に応じて組みわせることが重要です。
もし、SaaSだけでは解決できない「Excel転記」や「データ収集」にお困りなら、プログラミング不要のRPA「Coopel」の活用も一つの選択肢となります。まずはできるところから着手し、段階的に改善を広げていきましょう。
