お客様事例
福岡市東区で、訪問介護、居宅介護、重度訪問介護を提供するウインライフヘルパーステーション。その運営元のウインライフ合同会社は「地域に根ざした機動力のあるサービスを提供すること」を目標に2022年4月に開設しました。現在は18名のスタッフで月間50〜60名の利用者を支えています。
シナリオの開発をCoopelのカスタマーサクセスエンジニアが担当することで大幅な効率化を実現された同社の代表社員の西濱さんに、リモートでお話を伺いました。
代表社員 西濱さん
西濱
訪問介護、居宅介護、重度訪問介護サービスを提供しています。福岡市に根差した事業所で、障がいのある方への居宅介護・重度訪問介護と、高齢者向けの訪問介護を提供しています。現在は私を含めたスタッフ18名で月間50〜60名のご利用者様にサービスをお届けしています。
西濱
「特定事業所加算」という制度がきっかけです。訪問介護事業所が質の高いサービスを提供していると認められた場合に、介護報酬が上乗せされる制度なのですが、取得するためにはさまざまな要件を満たす必要があります。例えば、サービス提供責任者（サ責）が常勤で配置されていることや、ケアマネージャーや医療機関との連携が適切に行われていること、緊急時の対応体制を整えていること、ヘルパーへの個別研修や会議などが定期的に実施されていること、外部研修のために休みを取りやすくなる制度などがあります。これらは質の高い介護を提供する上で重要なことなのですが、特定事業所加算を取得するためには、それらを実施していることを書類や記録で証明することが必要になります。そしてその証明のために、書類業務が大量に発生するのです。中でも特に負担が大きかったのが、「サ責とヘルパーの間で、支援ごとに連絡が取れていることを記録で証明する」という要件です。実際の現場では、LINEで即座にやり取りができるようにしています。うちの事業所では、ご利用者様ごとにLINEグループを作っていて、そこに担当のヘルパー全員が入って密なコミュニケーションをとるんです。ところが、LINEには「ちょっと遅れます」などの、証明という目的からすると不要なやり取りも入ってしまうため、LINEとは別で、ウインライフで使っている介護管理システム「カイポケ」上に記録を残す必要があります。加算を取得することで、弊社の場合は月間18万円の収益増が見込めますが、その証明のための事務作業が毎日大量に発生する。これが効率化に取り組んだ直接のきっかけです。
西濱
そうなんです。証明できることは当然必要です。ただ、これはきっとどの事業所も同じだと思うのですが、私たちは非常に忙しく、大量の事務処理に割ける時間がありません。ですので、最初から効率化なしでこのレベルの事務作業は不可能だと思っていました。
西濱
カイポケを使って、毎日2つの作業でCoopelを活用しています。
1つ目は「ヘルパーへの指示出し」です。サ責が毎日ヘルパー全員それぞれの担当利用者と訪問時間を確認してそれぞれに指示を出すのですが、Coopelではカイポケからその情報を収集し、Excelに転記します。そして、定例の指示文に加え過去の介護記録から課題を生成AIのGoogle Geminiが読み取り、ヘルパーへの個別指示文を生成して、カイポケ上に記載します。サ責は毎朝その内容を確認し、必要に応じ修正した上でヘルパーへの指示として確定させます。
2つ目は「ヘルパーからの報告」です。支援後、各ヘルパーがカイポケに特記事項を記入すると、Coopelがその情報を収集します。Google Geminiでその内容を要約し、定例文と共にExcelに整理します。その要約に誤りがないか各ヘルパーが確認し、その後サ責が最終確認をする、という流れです。
西濱
シナリオの作成までお任せできたことと、価格です。他のクラウド型RPAツールも複数検討して比較しましたが、どれも自分で試すとなかなか思い通りに動きません。実際は自分でできたら一番良いのですが、現場も運営もやりながらシナリオを一から作る時間はとてもないのが現状です。
ゆくゆくは自分で作れる可能性もあるし、でも今はまずその時間をとらずとも効率化を始められるという選択肢があるのが、Coopelの強みだと思いました。今回はシナリオの組み立て方から実際に効率化させるまですべてお願いしましたが、将来的に内製化するという選択肢も残せる。実は、特定事業所加算に関わる事務作業に特化したサービスもあるのですが、月額7万円かかると言われました。それでは、特定事業所加算による上乗せの多くが失われてしまいます。Coopelは、月額1万2800円からなので、他のRPAよりも安価で、大変助かります。
西濱
担当していただいた方のサポートがとにかく素晴らしかったです。分からないことがあればすぐに対応してくれるし、こちらが言わなくても積極的に進捗状況を報告してくれる。全く不安を感じず、安心してお任せすることができました。形になるまで1か月弱で、その後ブラッシュアップを加えながら、全体で2か月かからずに稼働させることができました。私たち同様、自社でこのレベルの効率化は現実的でないという事業所がほとんどだと思います。全訪問介護事業所に紹介したいくらいです！
西濱
うちは手作業でやっていたことを効率化したわけではなく、新たに必要となる事務作業を最初から効率化しました。だから職員は、「手でやるとどれだけ大変か」を知らない状態でスタートしたんです。
以前、カイポケ側のシステムメンテナンスでポップアップが突然表示されてシナリオが止まるというエラーがありました。どうやって動いているかわからない職員たちからは、そのような時に不満の声が上がります。この時もすぐに修正対応していただけましたし、おかげさまで今は安定して稼働しています。
また、AIが生成する個別指示の精度についても、担当者から「的確でない」という声が出ることがあります。これは、Geminiの精度の問題でもあるので、だからこそ確認・修正作業が欠かせません。ただ、その確認作業自体は一から指示を作成することに比べれば大幅に負担が少なく、全体としては十分な効果が得られています。
西濱
最大で1日3時間削減できていて、福岡の最低時給で計算しても月6万円強の価値に相当します。月額費用を考えても十分ペイできています。うちは職員の残業は以前からずっとゼロにしていて、それを守りたくて今回も効率化ありきでの特定事業所加算だったので、実現できて本当に満足しています。
西濱
カイポケからデータを抽出する作業など、効率化したいことはまだまだたくさんあります。先ほど、職員の残業はゼロとお話しましたが、役員の私は夜に事務作業をこなしていて、その負担も自動化や効率化で軽減していけると思います。
また、今は障害福祉分野でのみ効率化をしているのですが、高齢者介護の方に同じ仕組みを展開することも可能です。カイポケ内で使うページが違うのでまた別のシナリオにはなりますが、効率化できることはまだまだ山ほどあります！
この仕組みは介護業界全体で使えるはずなので、ぜひ他の事業所さんにも広めてほしいと思っています。
西濱
同業他社にはぜひ勧めたいです。介護業界は書類作業が多く、現場のスタッフが本来の介護に集中しにくい構造になっています。でもそれは効率化で変えられる。
「ITが苦手だから無理」と諦めないでほしいです。Coopelは効率化の相談から始められて、実際すべてをお願いできてしまうので、専門知識がなくても大丈夫。まずは相談してみることをお勧めします。
介護業界では元々事務作業負担に課題があり、さらに特定事業所加算の取得においては、サービスの質を証明するための作業が現場の負担になりやすい構造があります。ウインライフの西濱さんは、その課題に対して「最初から効率化ありき」で向き合い、Coopelチームと共に設計から実装まで取り組みました。
Coopelは、効率化の構想から実際にエンジニアが手を動かして自動化の仕組みを構築するところまで、一貫してサポートします。「自社では難しい」というお客様でも、個別課題に応じて、RPAツールの提供のみでなくiPaaSのn8nや生成AIエージェントのインテグレーション等、まるごとお任せいただける体制が整っています。介護事業所に限らず、自動化・効率化できる業務を抱えながらも取り組む余裕がないという方は、ぜひCoopelチームにご相談ください。
