お客様事例
「すべての人に快適でクリーンな世界を提供する」をミッションに掲げ、東京都で23区を中心に事業系廃棄物の収集運搬および中間処分・資源リサイクル事業を行う株式会社利根川産業。
まだ一般的にもDXなどの言葉が浸透する前から、業界内で真っ先にデジタル化への取り組みを開始。現在は、タブレットなどの端末活用、kintoneやトヨクモによる業務効率化の継続はもちろん、デジタルマーケティングの取り組みやMAツールの活用など幅広くデジタル化を発展させています。
そのデジタル化を推進している経営企画部の利根川さんに、DXの背景とCoopelの活用について伺いました。
経営企画部 取締役部長 利根川靖さん
利根川
肩書きとしては経営企画部の取締役部長ですが、役割としては経営全般、実際の業務としては、それが会社を良くすること、会社の成長につながるものであれば本当になんでもやっています。会社外の廃棄物協会の仕事もありますし、社内では事業を継続するために利益を上げること、そして働いてくれる方々に能力を発揮していただける、働きやすい環境を整えることが私のミッションです。だから経営企画からマーケティング、人事、総務、そしてCoopelなど業務を効率化するツールの選定や導入もやります。
利根川
父が社長で、私が二代目経営者なので、基本的にはそうですね。20年前に入社した際、まずは現場を経験して、その後バックオフィスを経験したのですが、まずバックオフィスの強化が必要だと感じました。20年前なので、まだスマートフォンもないような時代です。例えばスケジュール管理一つとっても、オフィスのホワイトボードの内容を手書きの手帳に書き写したり、電話でやりとりしたりして更新していました。他にも、効率という面でも属人的になるという面でも、改善が必要な点が多々ありました。
利根川
そうとも言えますが、今の体制になる直接的なきかっけは会社の危機でした。2012年頃、社長の知り合いで個人事業をされていた方に、メールドメインの取得や更新、物理サーバー管理などをお任せしデジタル面で支援していただきながら、私も一緒に勉強させてもらっていました。ただ、その方と急に連絡が取れなくなってしまったのです。それがドメインの更新時期と重なり、メールが使えない、ホームページが見られない、という状況になりました。管理してもらっていたサーバーは無事でしたが、重要なファイルなども全てそこにあったので、もし影響が出たら大変なことになっていました。
利根川
そうです。誰か情シス担当の方を採用するとしても、その方が退職してしまったらまた困りますし、やはりある程度自分たちで知識を入れながらやっていかなくてはいけないと。社内メンバーでも扱えるようにしようと思い、まずkintoneを導入しました。
利根川
そうですね。当時はまだ今ほど知られていませんでしたが、私はサイボウズさんを知っていたので、2013年に導入しています。他にもPrintCreator、FormBridge、kMailer、kViewerなどトヨクモのkintone連携サービスも活用しています。私は基本的に新しいものが好きというのもありますね。まずはチャレンジしてみて、良くなれば良い。良くならなければやめればいいだけ、という考え方です。やるなら早い方が良いですから。
利根川
私たちの業界には、マニフェストと呼ばれる、廃棄物を運んだ際に出す廃棄物の管理伝票があります。我々のお客様である廃棄物の収集先が独自のマニフェスト管理システムを作られて、そこにデータの入力を求められるようになったのが大きなきっかけです。 現状、マニフェストには紙と電子の両方があって、弊社では運転手と事務職員双方の負担軽減の観点から、早くから電子に切り替えています。廃棄物について、収集時にタブレットで実績を入れているのですが、それをCSVで出力し、その内容を管理会社提供のシステムに一件一件入力する、という作業が発生するんです。かなり量が多く、1日分のデータを入力するのに1時間半かかるんですね。廃棄物収集は土日祝日含めて毎日実施されるので、例えば月曜日に出社すると土日の分を含めて3日分のデータ入力が必要となり、それだけで4時間半かかります。この作業は間違いなく自動化できる、と考えたことがきっかけです。
利根川
すでに入力はタブレットでできていたので、例えばcsvをそのままアップロードできるようにしてもらいたいという要望は提出しましたが、そう簡単ではないですよね。
利根川
他にもいくつかツールを試してみたりしましたが、「社内のあらゆる業務をどんどん自動化していきたい！」というよりは、取り急ぎこの重い課題をなんとかしたかったので、価格的に導入がしやすく、インターフェースもkintoneのようにノーコードで使いやすそうなCoopelに決めました。Coopelは少し画面を見てみて、できそうだと感じました。
利根川
私がシナリオをすべて作りました！と言いたいところですが、忙しくてそこまでやる時間もなかったので、Coopelにシナリオを作成していただける方を紹介してもらって、お願いしました。自動化したいことが明確だったので、スムーズに作っていただけました。
利根川
基本的にはほとんどメンテナンスの必要がありません。何かがあった時は私が確認して、例えばサポートに問い合わせることなどもありましたが、本当に数える程度ですね。あとは、たまには現場の担当者にも自分で問い合わせをしてもらえるようにお願いしています。
利根川
そうですよね。サービスとしては、現場で使ってもらうものですからね。そうやって、Coopelで自動化する業務をもっと増やしていきたいと思っています。
利根川
これは何に関してもそうですが、基本的に変化ってあまり前向きに受け止められませんよね。新しく覚えないといけないことが増えますし、常にある日々の業務の中で変化に対応するというだけで大変です。だからこそ、この変化がどんなメリットをもたらすのか、会社のメリットだけでなく、現場の従業員のみなさんのメリットをわかりやすく伝えられるよう努めています。その大前提として、現場のことを理解していないとそれが現場のみなさんにとって実際にメリットになるということがわからないので、信頼を獲得するという意味でも、一緒に汗をかきます。経営者として会社を良くしていく上で、本当の効率化や働きやすさ改善につながるデジタル化を進めるためには、とても重要だと思っています。
同時に、細かな業務すべてを把握するには限界があります。そのため、どんなことに困っているか、デジタルツールによって効率化できそうな業務などに関する要望をもらいやすくするための工夫もしています。新しいツールを導入する際は、それがどういう仕組みなのかを理解してもらうために講習会を実施します。あとは、私が不在の時でも細かなこと含めすぐに要望を伝えてもらえるよう「要望伝達アプリ」も作りました。
利根川
ツールって使えば使うほど良いわけですが、そのツールの理解度やデジタル全般に関する知識については差があるので、そこにも気をつけています。自分が知っているからといって、そのツールをもっと活用してもらえるアイディアを思いつくままに現場に伝えても、実際に活用してもらうことは難しいです。だからこそ、小出しにしながら効率化を実感してもらったり、納得してもらったりするプロセスを大切にしています。
利根川
組織を良くしていくためのやり方は、かけられる費用や知識など含め人それぞれですが、転記作業などの無駄はどの業界にもあると思います。私は数あるツールの中でCoopelに出会い、その費用対効果や使いやすさなどから採用させていただきました。Coopelはクラウド型であり、誰にでも使いやすい、そして価格がリーズナブルで、RPAの中ではライトな部類なので導入ハードルが低いと思います。失敗を恐れずに、まずはやってみる。それで成功すれば良いですし、うまくいかなければ次の手を打つだけです。廃棄物処理業界でも人手不足は深刻です。人間がやるべき仕事をやってもらうため、自動化ツールはぜひ活用すべきですね。
会社の危機をきっかけに業界の中でいち早くデジタル化を進めてきた株式会社利根川産業。そこには、とにかく会社を良くしたい、従業員の働きやすさを常に改善していきたいという、利根川さんの現場を知る経営者としての視点がありました。トップダウンではなく、従業員一人ひとりの理解を得ながら丁寧な説明と共にデジタル化を進めているからこそ社内でも評価されています。今後もさらなる効率化へ向け自動化の幅を広げられるよう、Coopelチームもサポートしてまいります！
