お客様事例
美味しいものを作り続ける全国の食品生産者の支援と地域活性化を目指す株式会社生産者直売のれん会。地方企業にとって出店のハードルが高い都心のエキナカや商業施設での販売機会を創出し、販売のプロによる商品の魅力発信などを通した販路開拓と販売力を強みとしています。「くりーむパン」で知られる「八天堂」や、九州で人気の「ミニクロワッサン」業態の「ミニヨン」など、数多くの地方の逸品を全国的な人気商品へと導いてきました。
「現場と本部の両輪で業務効率を最大化する」をミッションに、Coopelの全社的活用で月間216時間もの工数を削減している同社の業務自動化について、ブランドライセンス事業部の岩佐さんにお話を伺いました。
ブランドライセンス事業部 マネージャー 岩佐さん
岩佐
のれん会で扱う商品は、業態も販売形態も様々です。そのため複数のPOSレジを使用していて、複数のサイトから売上情報を取得する必要がありました。売上情報の収集だけでかなりの時間と手間がかかるんです。また、個人商店を含む地方の中小食品メーカーの支援を行っており、発注についても取引先によってメールのみ、FAXのみなどシステム化できない発注方法が多々ありました。これにもかなり時間がかかります。
こういった、定型的かつ手作業中心の業務を効率化し、担当者の作業負担を軽減するために、自動化の必要性を感じていました。
岩佐
弊社では、BtoBプラットフォームのインフォマートを使って発注業務を行っているので、取り扱う商品を選定する際にできるだけインフォマートを使っている企業様に目を向けたり、ご利用を勧めたりしていました。売上管理についても、店舗スタッフに直接kintoneやGoogleスプレッドシートに入力してもらうことも検討しました。ただ、店舗スタッフの負担になってしまうことは避けたかったため、最終的にRPAの導入に至りました。
岩佐
私はyoomも触ってみました。あと、社内にシステムエンジニアがいて社内用ツールやDX全般、Webサイトの構築や保守などを全てお願いしているのですが、彼がいろいろなツールを試してくれました。特にMicrosoft Power Automate for DesktopとUiPathはしっかり検討したということでしたが、この2つは専門性とローカル依存性が高く、一度限定的に導入をしてみましたが保守が大変だったため個人利用になっていると聞いています。結果的に、Coopelは一番バランスが良かったんです。例えば（設定する動作を指す）「アクション」が一つでも、それに対して細かい設定が多いと人って「小難しい」と感じると思うんです。Coopelはその細かい設定についても、たぶんこれだよねっていう規定値がすでに入っているんですよ。これが非IT企業にはありがたい。難易度だけでいえばもっと低いものもありますが、それだと逆にやりたいことができず、おもちゃすぎるんですね。エンジニアではない担当者でもがんばればなんとかなる、というところがちょうどいいと思います。あとはコストパフォーマンスが非常に高いです！
これは導入時の話なのですが、2023年にサイボウズの方からCoopelを紹介していただいて、最初はまず私がレジサイトから売上情報を取得してkintoneに登録するような簡単なものを作ってみたんです。これを役員会でプレゼンしたらみんなが感動してくれて。（笑）すぐに全社的に広めよう！ということになりました。ここでのインパクトも大きかったと思います。
岩佐
今は全社的に活用しています。例えば先にお話した課題にあったものでいうと、売上と請求の帳票回収整理は、今はもう自動化できています。私の所属するブランドライセンス部でも、インフォマート経由での発注をはじめ、開店遅延アラート出し、関係各所への日次売上報告、その他経理業務や集計業務も自動化できています。
発注業務について詳しく説明すると、取引先ごとに発注方法が様々でその対応が結構大変だったんです。特にメールやFAXでの発注をシステム化するのがなかなか難しいと思っていました。今はCoopelを間に挟むことで、発注方法をカスタマイズしています。インフォマート上で発注内容を登録すると、その情報が先方のインフォマートアカウントに反映されるのですが、すべてのお取引先がインフォマートに対応してくれるわけではありません。その場合は、インフォマートの受注システムも弊社で持って、受注システム側で反映された発注情報をCoopelが取得して、メールなりFAXなり、それぞれの取引先に合った方法で発注します。
メールやFAXの発注だと、履歴が残らないという点も問題でした。だから、Coopelを介してインフォマートに集約させることができたというのは、業務効率化以外の面でも理想的なんです。
岩佐
まだまだあります！（笑）のれん会では、ECサイトも複数運営していて、食を学び・楽しむクッキングスクール「ハッピークッキング」もその一つです。ここでもメールマガジンのテンプレート生成から特定のお客様へ向けたメールの発信、講座と収益の分析報告、キャンセル申込と返金処理などかなり多くの自動化をCoopelで行っています。例えばメルマガ配信については、HTML部分の生成を自動化しています。対象の商品をデータとして洗い出し、スプレッドシートに保存してリスト化します。そこから別のサイトに出して画像を加工し、それをCoopelでキャプチャ撮影してテンプレートに入れます。これで、「この講師のこの料理！」といった内容のその週の講座メールが出来上がるんです。
岩佐
そうですね。ハッピークッキングについてはすべて社内SEがやってくれています。基本的には、単純なものは自分たちで自動化し、複雑なものについては社内SEにお願いしています。現場の人間だけではどうしてもここまでの自動化を行う時間も足りないですから。このような工夫で、可能な限り業務の効率化を図っています。効率化や自動化は、生産性の向上や従業員のモチベーション向上、業務の属人化の減少などはもちろん、全てをデータ化することにもつながります。例えばECサイトでいえばお客様からのキャンセルがあると、Coopelで自動的にキャンセル処理完了メールを送るようにしているのですが、そのような小さなものも含め、蓄積されたデータが営業や経営チームにとってあらゆる判断材料になるんです。
岩佐
最初は問い合わせしまくりました！（笑）当時はサポートチームがチャットでも対応してくれていて、わからないことがあるとすぐに聞いていました。それで、これならできるな、と思ったんです。あとは、工数インパクトが大きかった発注業務は、まずはシナリオ自体をCoopelサポートチームに代行で作ってもらいました。そのシナリオの課題点を社内SEと共有して自社に合った形に手直しして、今に至るまでは改善を繰り返しています。
岩佐
何度も頼った結果だと思うのですが、エラーの場合もその画面のスクリーンショットや表示される英文をきちんと提出すると、サポートの方からの返信もスムーズだと気づきました。エラーが出た時、すぐに問い合わせるのではなく自分で可能な限り調べてみて、それでも分からないことが多いのですが、それをする・しないでサポートからの回答の意味が変わることを実感したんです。何度も問い合わせをすると、毎回ある程度決まった内容を聞かれるな、ということがわかるんですよね。それを最初からお伝えできるようにする。上手くいくと、その時だけでなくその後のシナリオ作成にも活かせるような回答をいただけることがあって、聞き方も大切なんだと学びました。
岩佐
背景などを丁寧に説明すると、その場合はこういったアクション（シナリオ内で使う動作）を使うといいですよ、という感じで教えていただいたりするのですが、特に次の4つは痒いところに手が届く、シナリオの幅が広がるアクションだと思います！
Coopelのサポートチームには、とても感謝しています。例えばこちらが返信に気づかないでいると、きちんと再度確認をしてくれたりと、とても丁寧な姿勢でサポートしていただけるんです。
岩佐
現在、のれん会では本部、ブランドライセンス部、コンサルティング部、プロダクトディール部、ハッピークッキング事業部でそれぞれ事業部特有の業務をCoopelで自動化しています。その他、通知など全社共通で自動化できているものもあります。実際に自動化している内容は部署ごとに様々ですが、かなり活用できていると思います。削減時間でいうと、全社で合わせて年間2590時間、月間216時間の工数削減になっています。
削減時間自体は今回改めて計算してみたのですが、ここまでとは正直驚きました！ただ、役員からも現場からも、「Coopelなしではもう生きていけません！」という声をいただいています。（笑）
削減時間だけで表せない成果も多分にあります。例えば、店舗では1日の終わりに、スマレジの売上情報を商業施設のシステムに転記する必要があります。人がやっても2-3分で終わる作業なのですが、売上情報なのでお店を閉めた後に行う必要があるんですね。これを今はCoopelで自動化しているので、それだけで店舗のスタッフは15分早く帰れるようになったと聞いています。作業自体は短くても、閉店後の作業が減るというのはそれだけインパクトも大きいですね。
岩佐
のれん会は「現場と本部の両輪で業務効率を最大化する」ことをミッションとしています。店舗運営と本部管理の双方において、業務の自動化・省力化を進めることで、現場スタッフがより顧客対応や店舗運営に集中でき、本部スタッフも価値創造ができる環境づくりを行なっています。現在はCoopelに加え、Google Apps Script（GAS）やExcelのPower Queryも使って、組み合わせながら効率化を進めています。かなり自動化できているとは思いますが、今後も本部と店舗両方において更なる自動化を進め、全社的なコストダウンや助成金獲得、ブランド単位の原価管理など「利益を生み出す仕組みづくり」へのシフトを目指していきたいです。
多くの中小メーカーや個人商店と取引しながら直営の実店舗も運営されている株式会社生産者直売のれん会。「現場と本部の両輪で業務効率を最大化する」をミッションに掲げる通り、本社だけでなく店舗での業務効率化やスタッフの負担軽減を実現しています。また、現場と社内SEの上手な役割分担により細かな業務についても自動化することで、時間的な効率化だけでなくスタッフの精神的負担軽減やデータの蓄積など、業務効率化の「付加価値」として捉えられがちな側面を主たる成果として上げられている点も、一歩進んだRPAの活用事例です。今後もあらゆる面で業務効率の最大化を図る同社のさらなるお手伝いができるよう、Coopelも進化を続けます！
