お客様事例
運用型広告に強みを持つマーケティング支援会社であり、「運用型広告のスペシャリスト集団」として知られるアナグラム株式会社。ナショナルクライアントから中小企業まで幅広い企業に向け、さらにはサービスを展開しており、今後より多くのご要望にお応えするため、組織体制の強化と業務の効率化に取り組んでいます。
今回の取り組み以前の同社では、広告運用を行うコンサルタントをサポートするアシスタントのルーティン作業の手間と時間に課題を感じ、RPAによる自動化と効率化に取り組むことになりました。
Coopel導入の背景にあった課題や、マーケティング業務におけるCoopel活用のノウハウや工夫、そして取り組みによって得られた成果について、導入ご担当者にお話を伺いました。
運用型広告事業部 アシスタント 岩井さん
岩井
私の仕事は大きく2つです。1つは、リスティング広告やSNS広告の運用状況を表やグラフに落とし込むレポーティングのサポート業務です。具体的には、媒体の管理画面から運用結果のCSVデータをダウンロードし、レポーティング用のスプレッドシートやExcelへ貼り付ける作業や、また、それらのデータを月や週ごと、キャンペーンごとなどに集計する作業が挙げられます。
2つ目が、リスティング広告やSNS広告における入稿のサポート業務です。広告運用はすべてコンサルタントが行っており、私たちアシスタントは入稿時のチェックや競合調査などを担っています。
広告運用を担当するコンサルタントが、運用とコンサルティングにより時間とリソースを割けるよう、サポート業務に取り組んでいます。
岩井
簡単なルーティン作業が朝の時間帯にいくつも重なっていたために時間と手間がかかり、コンサルタントから突発的な依頼が入ると、そのルーティン作業が後回しになってしまうことに課題を感じていました。
特にレポーティングのサポート業務である、媒体の管理画面からCSVデータをダウンロードし、レポーティングしやすいように処理をする作業がいくつも積み重なっており、どうにか簡素化できないかと考えていたのです。1つの作業は数分で完了する程度ではありますが、いくつもいくつも積み重なると時間と手間がかかってしまい、アシスタント全員が悩みを抱えていました。
岩井
事業の拡大に伴い、膨大な量の入稿作業が増え始めていたため、早い段階でレポーティングのサポート業務を効率化すべきだと考えました。
そこで広告レポートの自動化ツールや、広告運用を効率化する専用のダッシュボードを提供するレポーティングツールなど、さまざまなツール導入を検討しており、その一環でRPAツールの導入も検討しています。また、アシスタントメンバーを増員する解決策も同時に検討していました。
岩井
「ちょっと難しいもの」というイメージです。システム構築に詳しいエンジニアが携わらなければ扱えないものであり、一般社員には到底扱えない難しいオンプレミス型のツールだと捉えていました。
ですので、初めてCoopelを知り、「RPA未経験者やエンジニアでない人でも簡単に扱える」と聞いても、正直なところ半信半疑だったのです。
岩井
広告運用に特化したツールと比べ、RPAであるCoopelは幅広い業務に活用することができる点が大きなメリットです。Coopelはとても柔軟性があるツールですのでCSVデータのダウンロードや処理だけでなく、スクレイピングや画面キャプチャにも使用することができます。さらに、アシスタント一人ひとりの単位で導入ができる点も高評価です。
一方、広告運用向けのツールは、広告運用に関わる業務にしか導入できないこと、また組織単位で導入することになるため、ツール運用の担当者を置く必要があります。
岩井
RPAは「ちょっと難しいもの」というイメージがあったのですが、無料のトライアル期間でサクッと試すことができ、そこでRPA未経験の自分でも扱えると自信が得られたことが決め手になりました。私以外のアシスタントにも今後使用してもらうと考えると、ノーコードで簡単に扱えることは大きな魅力です。
トライアル後にCoopelの導入を決定し、合計8アカウントを契約させていただきました。合計で5万円以下という低コストのため、社内の決裁はスムーズに降りました。また、会社のクレジットカードで決済ができるため、経理部門に振込対応をお願いする必要もなかったです。
岩井
4️ヶ月ほどかけてアシスタント全員にCoopelを浸透させ、2023年6月よりサポート業務への活用をスタートさせました。Coopelを浸透させるにあたって、何か特別な勉強会や施策は行っておらず、私からアシスタント一人ひとりに対して「Coopelでどんなことができるのか」「どのように設定すればよいのか」とレクチャーしていくことで浸透させています。
また、社内に導入しているクラウドのワークスペース上にCoopelのマニュアルや活用方法を残してデータベース化しています。
岩井
弊社では新しい広告媒体の運用も積極的に取り組んでいるのですが、リリースされたばかりの広告媒体だと、既存のレポートツールではAPIにまだ対応できていないことが多々あります。実際、2023年の夏にはさまざまな広告媒体がリリースされており、レポートツールのAPI連携を待っていては、お客さまへのレポート報告は間に合わなかったのです。もちろん、手動でCSVをダウンロードし、レポートツールへ連携するという地道な方法もありますが、効率的な方法ではありません。
そこでCoopelを活用することで、新しい広告媒体とレポートツールを連携し、レポーティングの自動化を実現することができました。この便利さ、柔軟さがアシスタント内で評価され、一気にCoopel浸透が早まったと思います。
岩井
たとえばお客さまが運営しているECサイトのリスティング広告を運用する場合、入札するキーワードとしてECサイトで販売されている商品名を入れることがあります。これまではコンサルタントが直接キーワードを入力するか、商品数が膨大な場合はお客さまに商品名のデータをご用意いただいていました。
今回Coopelを導入したことで、ECサイトの画面から情報を取得（スクレイピング）し、商品名のリスト作成を自動化することができました。今までお断りするしかなかった業務を弊社側でお引き受けできるようになり、お客さまの手間を削減し、付加価値の向上に貢献することができています。
岩井
slackへの通知機能には助けられています。Coopel導入以前は、レポーティングといったルーティン作業が完了したら、コンサルタントへ完了報告をslackで通知していました。一件の通知であればすぐに終わりますが、業務が集中する繁忙期は完了報告を送るのも手間に感じてしまいます。
Coopelのslackへの通知機能を活用することで、ロボットによるシナリオ実行を完了をわざわざCoopel内を確認することなく知ることができ、またそのslack通知が送られるチャンネルにコンサルタントも追加することで、コンサルタントへの完了報告も自動化できるようになりました。他にもメンション通知を設定できたり、ファイル添付もできたりと、すべてのアシスタントが必ず設定するほど重宝しています。
岩井
最も大きな成果は、毎朝のレポーティングのサポート業務を自動化できたことです。以前はアシスタント1人あたり毎朝30分はレポーティングのサポート業務（管理画面からのCSVダウンロード、Excelやスプレッドシートへの貼り付け）に時間を費やしていましたが、Coopelのロボットでシナリオを実行すれば一切工数がかからなくなっています。アシスタント全体では、毎日180分もの時間を削減できている計算です。
浮いた時間を活用することで、たとえばクライアントへ納品するレポートのミスがないかチェックしたり、コンサルタントが困っている他の業務のサポートができたりと、クライアントへ提供する価値の向上に貢献するような業務に時間を回すことができています。
また、コンサルタントも以前より早くレポートを受け取ることができるようになり、よりクリエイティブな業務に時間を割くことができるようになりました。
岩井
社内のコンサルタントから「Coopelはそこまでできるのか」「〜〜の業務もお願いしてもよいか」と非常に好評です。
CSVのダウンロードくらいしかできないとと思っていたコンサルタントも、PC操作上で私がクリックできる部分は、ほぼCoopelでも細かく操作できることを伝えると、とても驚いた様子でしたね。
岩井
ルーティン作業と呼ばれるような細かくて繰り返しが必要な作業は、今後もどんどん減らしていきたいですね。アシスタントのルーティン作業を減らすことができれば、コンサルタントのルーティン作業を減らすことにも繋がり、コンサルタントがクライアントの広告効果を最大化するために試行錯誤する時間を増やすことができます。結果として、より良い成果でクライアントへ貢献でき、自社のさらなる成長につながると信じて、今後もCoopelをしっかり活用していきたいですね。
また、現在はアシスタントの業務のみにCoopelを活用していますが、たとえば請求書の処理といったバックオフィスのルーティン作業にも、RPA活用を横展開することができないか、模索していきたいです。
岩井
どのような企業でもCoopelは活用できると思っています。どんな会社にも、必ずルーティン作業は発生しているはずですが、そのルーティン作業にいったん慣れてしまうと、「そのルーティン作業は効率化できるのだ」という事実をすっかり忘れてしまうのです。
弊社に入社する以前より私はアシスタント業務に従事してきたのですが、今回Coopelと出会わなければ、今でも黙々と非効率なルーティン作業に取り組んでいたと思います。昔の私のように、今まさにルーティン作業に取り組んでいる方、そしてそのルーティン作業を管理しているマネージャーの方に、RPAを導入することのメリットや便利さをぜひ知っていただきたいですね。
今回はマーケティング業務におけるCoopel活用の事例をご紹介させていただきました。取り扱うデータ量が他の業務と比べても多くなりがちであること、定点観測の情報収集が求められること、分析や報告といった定期的な業務が発生しやすいことなどから、マーケティング業務はRPAとの親和性がとても高いと考えています。
アナグラム様のCoopel活用だけでなく、さまざまなマーケティング業務でのCoopel活用方法を弊社Webサイトでご紹介しております。マーケティング業務におけるお客さまのさまざまな課題を解決するため、Coopelの活用方法を今後もさらに発信していきます。
