800社以上の導入実績を持つクラウドERP「ZAC」を開発、運営する株式会社オロ。案件・プロジェクト型ビジネスにおける業務効率化サービスをお客さまに提供すると同時に、社内の業務効率化に取り組むなかでCoopelを導入しました。導入から1年ほどで2,500時間の工数削減、および概算で1,065万円相当の人件費を削減した同社の成功事例について、導入ご担当者にお話を伺いました。
| お話を伺った方 | 株式会社オロ 自動化・データ分析チーム：小林 さん |
小林 データ分析ツールやRPAを活用し、単なる業務効率化に留まらない新しい価値を提供し続けることをミッションにしています。現在は社内向けの業務が多いのですが、今後はZACのユーザーに向けたサービス体験価値の向上も視野に入れています。
小林 社内の営業推進チームが請求先の登録や請求書の発行業務を行っていたのですが、手作業による入力業務が月末の忙しいタイミングに集中してしまい、どうしても残業が発生してしまうことが課題でした。請求周りの業務に関する締め切りは、絶対に守らなければならないため、「無理をすることで精神的なストレスが強かった」という声も聞いておりまして、必ず工数を削減し、業務を改善せねばと考えていたのです。
小林 RPAを導入すべき、という意見は2, 3年前から社内にありまして、さまざまなツールを検討・トライアルしてきました。外資系大手ベンダーが開発したツールを含め検討したのですが、効率化される業務に対しての費用対効果が割にあわず、もう一歩のところで本格的な導入までは至らなかったのです。
また、弊社が提供しているZACはクラウド型のERPであるため、今後のAPI連携の可能性も考えれば、自社業務で使うツールも同じくクラウド型のほうが都合がよいと考えました。しかし、2020年頃はまだまだクラウド型のRPAは少なく、海外のツールが主流でした。しかも契約内容によっては、年間100万円以上もコストがかかってしまうため、手が出せなかったのです。
小林 一番魅力的に感じたのは、クラウド型のRPAとして破格の価格帯だったことです。1アカウントにつき月額で税込5,940円であれば、最小限の初期導入コストに抑えられますので、まずはスモールスタートとして始めることになりました。その際に私が担当者となり、実際に手を動かして使用感を確かめていくことになったのです。
小林 Coopelの導入で、どれだけの作業時間が削減されるか、現場にヒアリングしたうえで計算しています。社員が手作業で処理していた作業について、まず1件あたりの作業時間と月あたりの処理件数、そして作業フローをヒアリングします。そもそもRPAで自動化できるかを確認し、シナリオ作成にかかる時間と、どれだけ作業時間が削減できるかを計算したうえで、既存の業務をRPAに置き換えていくことになりました。
小林 外資系大手ベンダーのRPAを何度も触ったことがありますが、それらと比べても一番取っ付きやすかったですね。外資系RPAの場合は専門的な用語が画面上にズラッと並んでいるため、何かアクションを起こす際やシナリオを組もうとするとき、一瞬考え込んでしまいます。
それに対してCoopelの場合、日本人に伝わりやすい言葉で操作説明が書かれていたり、必要な機能が整理されていたりと、直感的な操作ができました。私自身まったくプログラミングの経験がないのですが、Coopelのデザインは非エンジニアでもマニュアルなしで操作できるように設計されていると感じます。
また、RPAを設定していく場合には「変数」の定義は避けては通れず、RPA未経験者が特につまずきやすいポイントだと思います。他社のRPAであれば、プログラミングの知識がなければ難しいと思うのですが、Coopelでは変数の定義が不要な点に驚きました。
それでも操作が分からないことがあれば、画面右下にあるチャットサポートをよく活用していました。レスポンスが本当に速く、かなり助けていただきましたね。
小林 導入して1年ほどが経ち、Coopelでシナリオを設定した業務はおよそ26件になります。
Coopelを導入してまず初めにシナリオを設定した業務が、ZAC導入後に毎月発生する保守費用の請求業務です。また、その他の毎月同じ内容、同じ金額の請求書の発行業務にも導入しました。
ZACは毎月同じ請求業務が発生するサブスクリプション型のサービスですので、RPAとは親和性が高かったと思います。お客さま情報を手作業で入力し、ほぼ同じ内容の請求書を毎月200件も発行していましたが、今では実行ボタンを押すだけで完了する仕組みになっています。
小林 2019年8月にZACを販売開始し、これまで提供していたZAC Enterpriseと比較すると、月額費用の範囲内で新しい機能が定期的に追加される仕組みに進化しました。ユーザー体験が大きく向上した一方で、古いバージョンのZAC Enterpriseをお使いのお客様は、これまで蓄積された数年分のデータを新しいバージョンに移行する必要がでてしまったのです。
そこで弊社では、ZACのデータ移行業務を代行するBPOサービスの提供に動き出しています。このパッケージ化されたBPOサービスにCoopelを導入することによって、データ移行の繰り返し作業に費やされる時間が大幅に短縮される予定です。また、お客さまのデータに関わるため、作業ミスを大きく減らせる点も大きなメリットです。それだけでなく、人の作業を減らすことで人件費を大幅に減らし、BPOサービスをより低単価ご提供することができます。
小林 概算として、この1年間でおよそ2,500時間ちかくの工数削減が実現できました。
それだけでなく、費用対効果を人件費換算で計算しています。実はかなり緻密に計算しておりまして「具体的にどの役職に就いている社員の業務が削減されたか」「その役職における人件費はいくらか」まで算出していまして、役員クラスの業務削減はそれだけ費用対効果が高くなっています。その結果、およそ1,065万円もの人件費を削減できている計算になりました。
小林 Coopel導入が成功したことで、半年に一度の社内表彰式のベストチーム賞に自動化・データ分析チームが選出されました。経営陣からも社内のRPA活用をもっと進めてほしいとの期待を懸けられまして、社内におけるRPAの認知度がかなり高まったと感じています。
小林 営業推進チームが担える業務範囲が広くなりました。以前は既存顧客に関する作業時間がほとんどでしたが、業務効率が上がったことで新規サービスの業務も巻き取れるようになり、事業の売上向上に大きく貢献していると思います。
小林 社内のRPAに対する認知度が広がったことで、業務の効率化に関する相談が増えてきました。少々極端な例ですが、非効率的な業務に悩んでいる部署と1回ミーティングをしたその日のうちに、Coopelでシナリオを組んで実装することができるスピード感でRPA施策を実行できるようになりました。
社内の課題をただ解決するだけでなく、これからは業務改善のスピードを上げていかなければ、変化の激しい市場に追いつけません。だからこそ、手軽でスピーディに業務を自動化できるCoopelを、今後も積極的に活用していきたいですね。
月末に集中する請求関連業務による業務負担軽減のため、RPAツール導入を以前から検討されていたというオロでは、費用対効果をしっかりと見極めながらスモールスタートが出来る点、国産ならではの使い勝手の良いインターフェースを評価してCoopelの導入を決定しました。
結果的に約1年で26種類の業務を自動化し、累積で2,500時間以上の業務の自動化に成功したといいます。そうした成功は、自動化によって生まれた時間を活用してお客様に新しい価値を届けたい、という強い意志に支えられていると感じました。