新卒採用業務の効率化のためにCoopelを導入
Coopelを導入した業務について教えてください。
林 新卒採用にSPIテスト（SPI総合検査）を導入しています。SPIテストの結果を管理サイトで取得し、候補者さんの情報とともに、採用管理システムに登録する作業をCoopelで行っています。これまで手動のコピーアンドペーストで行っていた業務を、Coopelを使って自動化しました。
加古 こうした実作業は私一人で行っています。エントリーしてくださった学生さんの立場になって考えると、選考結果を待っているわけですから、業務を効率化することでATS（採用管理ツール）への情報展開をできるだけ早く完了させ、応募者のマイページに可能な限りリアルタイムで情報を反映したいと考えていました。こうした作業はエントリーやSPIテストの受験があるたびに発生し、平均すると1日に20件くらいあり、本来ならその都度、作業を行わなければタイムラグが発生してしまいます。しかし、試験結果は学生さんが試験を完了したタイミングで上がってくるので、他の業務も行いながら対応するのはかなり大変でした。
そうした業務をCoopelで自動化したことにより迅速に情報を渡せるだけでなく、他の作業も行えるようになり、業務効率化を果たせました。いまではCoopelを1時間に1回動作させて、ATSに情報を渡しています。
応募者の気持ちを第一に考えた業務改善ですね！自動化による効果が見えたものはありますか？
林 ATSへの情報共有が早くなったことで、その後の選考の日程が組みやすくなったと思います。情報共有が遅くなれば応募者も別の予定ができてしまいます。自動化し早く共有することで、互いに面談の日程が決めやすくなり、結果的に後の選考行程での離脱率減少につながっていると感じます。
短期間でCoopelを使いこなせた秘密は「サポート体制」
たくさんの自動化ツール（RPA）がありますが、その中からCoopelを導入した経緯を教えてください。
林 リソースは私たち2人しかいませんので、人手が必要な作業に割く時間を増やすためにRPAを導入しました。実はCoopelを選んだのは私たちではなく、前任者で、昨年の8月頃、トライアルという形で導入しました。しかし、正直にいうとあまり活用できておらず、本格的に使い始めたのは今年（2020年）に入ってからでした。本格利用を始めた理由は主に二つあります。一つは、年末から学生さんのエントリーが例年の3倍程度に増えたこと。そして二つ目は、それまで3名体制だったのが現在の2名となったことです。これらの理由から、手作業では到底間に合わないのでRPAを活用しようという方針になりました。人力では到底さばききれなかったと思います。
短期間で使いこなせてしまったのですね！短期間で業務改善までに至ったのはどのような理由なのでしょうか。
加古 最初はこれまでどおり手で作業した方が早いのではないかと思っていました（笑）自動化のためのシナリオ（ロボットの作業内容を記述した指示書）の作成も手間がかかると予想していました。でも、実際にシナリオを作ってみると、操作画面が分かりやすく簡単に設定することが出来ました。例えば、ロボットに実行させる動作、「アクション」が見つけやすいんです。「URLにアクセス」、「クリック」、「プルダウンメニューを選択」など、エンジニアでない私にも理解しやすいものでした。他にもExcelのアクションはこちら、Googleスプレッドシートはこちら、というように細かく分類されているので迷いません。これまで自分のやっている操作をCoopelの画面を見ながら、当てはめていくイメージで作ることができました。また、サポートがしっかりしていて、相談しやすかったことも、短期間での導入につながりました。Coopel内のチャットで質問ができるのですが、例えば「こういうものが作りたい」「こんな機能ありませんか？」と聞くと丁寧に教えてくれます。どんな質問にも「できません」と断られることはないですね。手取り足取り「次はこれを試してみてください」といった感じで、一緒に考えてくれます。また、相談時にできないことがあっても、数日でシステムを開発してもらえました。
林 Coopelで自動化できていることは本当にレベルが高いと感じています。こんなことできないかと、加古に依頼したものがどんどん実現しているのは素晴らしいサポートと連携しているからなんですよね。私たちと並走してくれるので安心感があります。
確実性を求められる作業もCoopelなら安心して任せられる。
その他、Coopelを使って行っている業務はありますか？
加古 2021年度の新卒採用や、2022年度のサマーインターンシップ関連の業務などでCoopelを利用しています。各エントリーデータをATSへ反映するという作業です。また、サマーインターンシップでは複数の選考ルートが存在するため、それぞれの情報をCoopelで取得し反映しています。誰がどの選考ルートの応募者なのかは、応募ルート（求人媒体）から判断し、次回選考のフラグを学生管理ツールに付与しています。手作業で行う場合、応募者データを求人媒体別に検索し、対象の応募者を見つけ学生管理ツールで検索する…という作業になります。間違った方にフラグを立ててはいけませんし、もちろんフラグの立て忘れがあってもいけない、重要な作業です。
また、ATSの情報をGoogleスプレッドシートに書き出す作業もCoopelで自動化しています。これは応募者の1次選考、2次選考といった現在の選考状況をスプレッドシートで管理、共有し、リマインダーとして使用するためです。先ほどのフラグ立て同様、ミスが許されない作業かつスピードも求められるので、Coopelがあって良かったなと感じています。
確実性が求められる作業もCoopelがあれば安心、というわけですね。
今後の展望
Coopelに対する要望などがあれば教えてください。
加古 新規のシナリオを作る際に、アシストしてくれる機能があるといいなと思います。それができたら、いつもお世話になっているサポートの方々の負担も減ると思います（笑）テンプレート機能にも期待しています！
シナリオ作成の効率化を望む声は多そうですね。その他、Coopelを導入したい業務はありますか？
加古 採用関連業務はいろいろと細かい事務作業が多く、目下検討しているのは外部サイトから応募者情報を弊社の内製ツールに取り込んでマイページを発行する業務です。1日、朝夕それぞれ30分程度の作業ですが、小さな自動化の積み重ねで、他の作業時間を増やしたいですね。
というのも、Coopelの導入前は、都度発生する細かい作業によって、学生さんへの連絡時間をあまり取ることができていませんでした。導入後は、電話や問い合わせ対応など、学生さんとのコミュニケーションの時間を増やすことができました。素早い情報更新による面談枠の確保もそうですし、Coopelには本当に感謝しています。
林 加古にCoopelの作業はすべて任せていますが、先ほどお伝えしたように、「こうすればいいんじゃないか？」と思いついたものは全て実現できています。時間短縮はもちろん、全ての作業が正確にできているんです。人にしかできないこととCoopelにできること、AIに任せられること、いろいろ想像が膨らみますね。Coopelのおかげで業務はどんどんやりやすくなっていますから、新卒対応以外の、もっと他の領域にも導入したいです。
まとめ
Coopelの本格導入からたった数カ月で業務改善を達成できた秘密は、頼れるサポート体制にありました。Coopelの画面内からチャットで行える「サポート」は、常にユーザに寄り添ったものであり、心から信頼されているんだなと、取材中にうかがい知ることができました。このサポート体制はCoopelの数ある機能の中でも、一つの重要なポイントといえるでしょう。
