導入事例 「Coopel」は日々成長する、注目のRPAツールです！

数あるRPAツールからCoopelを採用

Coopel導入の経緯を教えてください。

杉村　業務改善のためにRPAツールを探していました。これまで社内で独自に業務改善ツールを開発し、利用していたのですが、利用現場からツールの改修要望があっても、われわれエンジニアが改修作業にリソースを投下することができず、後回しになっていました。そこで、エンジニアが手を動かさなくても、使用する人が自分自身でツールを改修したり、設定変更して業務や用途の変更に対応できるようにしたいと考え、RPAツールの導入を検討するようになりました。

さまざまなRPAツールの中からCoopelを選択した理由はなんだったのでしょう。

杉村　導入にあたって多くのツールを試してみました。しかし、使いやすいと評判のツールでも、非エンジニアが自分でシナリオを作って運用したり、改修するには難易度が高いと感じました。また、複雑なシナリオを作れるツールもありましたが、コストが高いなど、目指すものとは違っていました。そんな中、トライアルとしてご提案いただいたのがCoopelで、2019年8月から利用しています。シナリオのベースこそエンジニアが作りましたが、その後は利用現場で独自に作成したり、メンテナンスをしたりしています。結果として、利用現場から私たちエンジニアへの質問やツールの改修依頼がなくなりました。他のRPAツールは海外製品なので、ツール内の説明に無理があったり、画面に表示される用語や使い勝手がエンジニアを対象としているようなイメージですが、Coopelはシンプルで分かりやすいと、非エンジニアの利用者からも好評です。

Coopelの利用でRPAの新しい使い方を発見

人事部ではCoopelをどのような業務に利用されているのでしょうか？

伊東　弊社では採用業務で利用する外部サービスからエントリーの情報を取得し、各部門宛に共有します。情報の共有はビジネス向けのSNS上で行っているのですが、情報の取得は人材募集サービスの画面から行うため、それぞれの候補者さんの情報を含む画面を開いて、コピー・アンド・ペーストするしか方法がありません。新卒採用と中途採用をあわせて毎日30〜50件程度の共有を行うため、コピー・アンド・ペーストでは当然時間がかかります。月間50時間といったところでしょうか。また、個人情報を扱うため単純作業とはいえ、ミスが許されないという緊張を強いられるものになります。この業務をCoopelで自動化したことにより、応募データを容易に、しかも正確に各部門へ共有できるようになりました。

なるほど、業務改善は当然、確実性も重要な要素ですね。先ほどシナリオのメンテナンスは人事部で行っていると聞きましたが、問題はありませんか？

伊東　はい、自分たちでメンテナンスしています。エンジニアへの問い合わせはなくなりましたが、実はCoopelのサポートにたくさんお世話になっています（笑）ちょっとした分からないことや、エラーメッセージだけでは判断できないことをサポートに尋ね、その都度、解決しています。そのおかげで、いまでは人事部で1からシナリオを作成し、利用しています。

どんなシナリオを作成したのでしょうか。

伊東　弊社には独自の社内制度が複数あり、人事部ではこうした制度の利用を管理しています。管理のための表を、制度の数だけ毎月コピーして作成しなければならないのですが、関数が組まれているため、ただコピーして名前を変えるだけではなく、ちょっとした手間がかかります。これを毎月1回、行うのですが、「こんなことにもRPAが使えるんだ」と新しい発見でした。

新しい発見というと？

伊東　RPAツールは毎日繰り返す同じ作業等、頻度の高い業務に適用することが原則だと思っていたんです。しかし、実際にCoopelを触っていると簡単に自動化が実施できるので、こうした月1回の作業でもコストパフォーマンスが合う場合があり、特に間違いなく確実にこなさなければならない業務などは、自動化する意味があると気づきました。

成長するCoopel、サポートのスピード感に驚き

先ほどお話しに出た、サポートについて詳しくお聞かせください。

伊東　ちょっと分からないことがあったらサポートに聞けるという安心感があります。表示されたエラーメッセージに分かりにくい部分があったのでサポートに相談したら、すぐに分かりやすい表記に変更されたり（笑）どんどん改善されて、使いやすくなっています。

杉村　ツールに問題があってもすぐに改善してくれます。要望や質問に対するスピード感もすごいです。「こんな機能があったら…」と相談すると、いつの間にか新機能として追加されていた、なんてこともありました。いくつかあるのですが、驚いたのはiframeへの対応です。RPAツールではiframeに対応できない、限界かな？と思っていたのですが、相談後対応されていました。こういったスピード感は他のRPAツールには真似できないことかもしれませんね。

他部署も注目のCoopel 今後の展望は？

人事部以外でも利用されていると聞きましたが？

杉村　はい、Coopelは当初、人事部だけで利用していましたが、いまではマーケティング部でも運用していて、他の部署での利用も考えています。

マーケティング部では取引先情報の収集に使っていて、具体的にはブラウザから会社名や住所を自動で取得しています。そのほかにも、Web広告の配信ログを自動で収集するなんて使い方もしています。
伊東　実は人事部でCoopelを使うようになってから、他の部署からの問い合わせが多いんです。「（Coopelでの業務改善は）うまくいってるんだって？」とか「こんなこと、できない？」といった感じです（笑）

今後、Coopelにどんな展望をもっていますか？

伊東　ゆくゆくはCoopelが社内に浸透し「1年前はCoopelがなくてしんどかったよね」というような話をしているんじゃないでしょうか。あちこちの現場でそうなってほしいです。Coopelでやる作業は、地味な繰り返し作業が多いですが、間違いが起こってはいけない重要な業務ばかりです。ですからCoopelでの業務改善はどんどん進むと思います。

杉村　9カ月触ってきて、進化がすごい。日々進化しています。要望に対する対応も迅速で、スピード感をもって成長しているのが本当に分かります。多分、Coopelは世の中の他のRPAとは違う領域に入ってきてるんじゃないかって思います。世界に誇れる日本発のサービスとして、一緒に成長していきましょう！

まとめ

非エンジニアだけでメンテナンスが可能なRPAツールを探していたSansan株式会社では、Coopelの機能やUIはもちろん、特にサポートに満足しているようです。それはただサポートとして答えを伝えるだけではなく、その質問や要望を迅速に形に、すなわちCoopelの改善に役立てているからに他なりません。この取材の最中、同席したサポート担当へ「あのときはすぐ実装されて驚きました！」と、スピード感に驚く実際の声も聞くことができ、信頼関係が築かれているやりとりだな、と強く感じました。よいRPAツールはよいサポート体制がなくてはならない、と思わされた瞬間でもあります。今後より多くの企業へ導入されることで、より一層の成長が進むRPAツール、それがCoopelの真髄とも言えるでしょう。