導入事例 自分で作ったロボットが動く楽しさ！人事労務領域でのCoopel 活用事例

自動化した業務について教えてください。

廣瀬　社員の勤怠報告が所定日を過ぎても完了していない場合に、催促するメールの送信業務を自動化しました。各社員が自分の勤怠記録を入力し、その上長が承認するフローなのですが、締め切りになっても入力がないことや、上長の確認が済んでいない場合があります。このようなとき、勤怠情報の入力を督促しなければならないのですが、それにはまず、誰が入力していないのか、社内の勤怠システムの画面を開いて1人1人確認する必要があります。例えば先月（2020年2月）は162件督促を行っています。社員全員の入力と承認を４営業日までに完了させなくてはならないという事情から、催促が複数回になることもあり、担当者に大きな負担がかかっていました。

Coopel導入の経緯を教えてください。

廣瀬　実はCoopel導入以前にも、この督促作業にRPAを導入していたのですが、シナリオ（自動化する作業の手順）の内容を変更したくなっても、私や勤怠管理の担当者の2名はエンジニアではないため、専任の担当に伝えて改修してもらうしかありませんでした。業務を便利にするためのツールにも関わらず、使っているうちにストレスを感じることが多く、RPAの移行を検討しているときに現れたのがCoopelでした。

Coopelに移行してみてどう変わりましたか？

廣瀬 画面が見やすいんです！シナリオに使う機能「アクション」は左側にまとめられているのですが、これが直感的で分かりやすい。例えば「URLにアクセス」などといったアクションをクリックすればシナリオに追加され、アクセスしたいURLを右側の入力欄にいれるといった具合です。これまで利用していたRPAも当時、導入を検討した多くのRPAの中で一番画面が見やすく、使い勝手が良さそうなものを選びましたが、今Coopelと比べてみると、画面の情報量が多く、シナリオの作成時に重要なフロー全体の流れが読み取り辛いように感じます。また、サービス上の表記も専門用語が多いため、直感的ではありませんでした。

DeNAのWEB UI/UXデザイン設計が活かされている、ということですね。
具体的にどの様な点が分かりやすかったのでしょうか。

廣瀬 移行前はエラーが発生すると、画面に文章で表示されるだけなので、どこでどんなエラーが発生したのかを突き止めるだけでも大変でした。Coopelはエラーが発生したときにどんな画面だったか、スクリーンショットを撮って表示してくれるので、どんな問題が発生したかが分かりやすいです。また、シナリオ作成画面では一定の動作を繰り返すループ処理や、条件分岐の処理が分かりやすく色分けされています。これまでのRPAではどこまで繰り返しているのか分かりづらく、エラー対応に苦労していましたが、いまは画面をひと目見るだけで繰り返している範囲が把握でき、シナリオ作成時のトラブルやストレスはなくなりました。

業務改善をポジティブに進められるツール

そのほか、Coopelの使用感やエピソードを教えてください。

廣瀬 Coopelはシナリオを動かしたときに、いま、どのアクションを実行しているかをリアルタイムで表示してくれるので、自分たちで作ったシナリオの問題点や改善点などを見つけやすく、自力でロボットを動作させることが出来る点が魅力です。業務改善というのは改善そのものに対する負荷からネガティブな気持ちが生まれがちですが、自分で作ったシナリオに基づいて動いてロボットが動くという体験はゲームのような感覚もあり、ポジティブな気持ちで業務改善が行えるんです。

これまでのRPAではそうした気持ちにはなれなかったのですか？

廣瀬 基本的に業務改善は、今ある業務にアドオンで取り組むことになるため一定の負荷がかかります。ここでツールの使い勝手が悪いとさらに負担が大きくなってしまうんです。でもCoopel なら自分たちでシナリオを作れるので、それが意図通りに動いてくれるとうれしくなって、担当と一緒に歓声を上げています（笑）

今後の展望

こうした部分が難しいので改善して欲しい、といった要望はありますか？

廣瀬 実はあまりないです…（笑）褒めすぎでしょうか（笑）自社システムなので意見も伝えやすいのですが、実際に不満はないです。

それでは今後、Coopel を使ってどんな業務改善を考えていますか？

廣瀬 自分たちでシナリオを作ってメンテナンスしているので、いろいろな業務改善を考えています。すでにいくつか進めているものもありますが、ひとつは経費精算の自動申請です。そのほか、弊社は従業員の雇用形態がさまざまということもあり、採用、評価、勤怠もそれぞれ別のシステムになっていますから、Coopelが活躍できる業務はたくさんあります。Coopelは「この作業面倒くさいよね」という前に手を動かそう！となるので、どんどん改善が進められそうです。

それでは最後に、Coopel にひとことお願いします！

廣瀬 誰もが作れる、ここが素敵だと思います！クーペルさんありがとう！

まとめ

業務の主役ではないツール「RPA」が業務改善担当者と実務担当者に愛されている理由は、分かりやすく使い勝手に優れた画面デザインが、ツールの利用をポジティブな気持ちにしてくれる点にあるようです。「業務改善」は往々にして現場とエンジニアの連携がうまくゆかず「改悪」なんて結果を招くことが多く聞かれます。しかしCoopelなら、実際に現場で作業する担当者自身が欲しい機能を作成できるため、ツールを押し付けられた気持ちにならず、ポジティブに業務改善できたとのこと。現場で愛されるツール「Coopelさん」とともに、あらゆる現場で導入、そして業務改善が進むことが期待できます。