導入事例 複数のECモールにまたがる注文処理を自動化！毎月200時間の削減を実現したRPA活用とは

EC運営ではどのようなモールに出店し、どのようなツールを活用しているのでしょうか。

ロイ　弊社ECサイトの「彩り空間」は、AmazonやYahoo!、楽天市場、au PAY マーケット、Qoo10、LINEギフトなど、さまざまなECモールに出店しています。EC全体の管理業務では、注文や商品管理、在庫管理ができる「まとまるEC店長」や「Yahoo ストアクリエイターPro」、「楽天市場 Rakuten Merchant Server（RMS）」、「スマート在庫 ZAICO」、「モール問い合わせ管理 メールディーラー」など、すべてクラウドサービスを活用しています。

データベースとしてはGoogleのスプレッドシートを活用しており、各種システムが引用するデータを保存、整理しています。

また、配送業務は佐川急便が提供するクラウドサービス「スマートクラブ for business」を活用しています。以前は佐川急便のソフトをローカルにインストールし、手入力して印刷していたのですが、現在はデータをアップロードするだけで登録、発送することが可能です。

Coopelを導入する以前は、どのような課題があったのでしょうか。

ロイ　各ECモールや管理ツールでは仕様がそれぞれ違っており、問い合わせ対応や商品登録、在庫処理など、作業が複雑化して時間が掛かっていました。

Coopel導入当時は1日平均1,500件以上の注文があり、特に3、4月の新生活シーズンは1日で3,000件を超える注文が入ることもあります。弊社は土日休みですので、月曜日の朝に土日に溜まった注文処理をしなければならないのですが、どうしても間に合わないこともあったのです。そのため、日曜日の夜に週末出勤し、数時間ほど注文処理（与信の確認、長期配送手続き）を行なっていました。

また、注文処理の作業が属人化してしまい、教育コストが掛かっていたことも課題です。EC事業では使用するツールやECモールが複数にまたがるため、注文処理や在庫処理など一つひとつマニュアルを作成していました。こうしたマニュアルを作成しないと出荷までのスピードが遅れてしまいますし、ヒューマンエラーが起きてしまうことも。

弊社の経営陣も、業務の効率化は大きな課題であると認識しており、RPAによる自動化でECの注文処理に掛かる時間と手間を、可能な限り削減したいと考えていました。

RPAの導入にあたって、どのように比較検討されたのでしょうか。

ロイ　私自身はコーディングに関する基礎知識があるものの、RPAは触ったことがまったくありませんでした。ECに関するメディアの記事を読んだことをきっかけに、2020年11月頃からRPAの導入に向けて比較検討を始めています。

主に外資系のRPAをトライアルで試していたのですが、機能が豊富な反面、コードを自ら書いて複数の機能をうまく組み合わせないと業務を効率化することができませんでした。

費用も高かったため、トライアルを続けながらその他のRPAツールを検索する中でCoopelに出会いました。

Coopel導入の決め手をお聞かせください。

ロイ　操作しやすい、そして作成したシナリオを管理しやすいことです。特に魅力的だったポイントが「シナリオの実行結果を見る」「エラーを修正する」といった複数のアクションを1つの画面で完結できることでした。他社のツールの場合は、複数の画面を使い分ける必要があったため、不便だったのです。

また、業務やバージョンごとのラベルをシナリオに付与することで、直感的に管理しやすくなったこともポイントです。

経営陣からは「業務を効率化できるのであれば、RPAを導入していい」と事前に理解が得られていたため、スムーズに社内導入は進みました。実際、Coopelを知ってから導入決定まで2週間も掛かっていません。

Coopelの導入から、運用が軌道に乗るまでの流れをお聞かせください。

ロイ　スモールスタートから始めることを意識しました。無料期間のうちに、特定ページの情報（楽天ランキングや新着情報）を取得するシナリオや、スプレッドシートにデータを保存、整理するシナリオなど、難易度の高くない自動化から始めています。

また、基本的に私1人でCoopelの導入を進めました。初めてのRPAでしたので分からないことがあればマニュアルを確認させていただき、それでも解決できないことがあればサポートセンターにチャットで連絡をしました。

例えば、シナリオを設定する途中でエラーが出てしまい、なかなか進まなかったときに問い合わせたところ、解決につながる具体的なアドバイスをいただいてます。エラーが出たときはどうすればよいのか不安だったのですが、解決できなかったエラーはなく、また親切に対応いただき、すごく安心感がありました。

Coopelはどのような業務に導入されているのでしょうか。

ロイ　最も力を入れて導入した業務が、注文処理です。週末出勤しなければ間に合わない状況をまずは改善したいと考えました。初めてのRPAということもあり、シナリオを書いて環境が整うまで、2週間弱ほど掛かっています。Coopelの扱いに慣れた現在であれば、どんなに複雑なシナリオでも1週間以内に作成できるはずです。

休日出勤で処理していた注文内容の与信確認と、長期配送指定されている注文の仕分けが、出社する時間には終了している環境を実現できました。出社した時点でピッキングリスト（出荷指示書）が印刷できた状態のため、倉庫の担当者がすぐ業務をスタートすることができています。

特に評価されている機能をお聞かせください。

ロイ　通知機能を特に重宝しています。CoopelをSlackとteamsに連携し、シナリオごとにチャンネルを作成したことで、エラーが起きてもすぐに通知で気が付くことができ、漏れなく素早く対応ができるようになりました。また、「50, 100件目の処理で通知する」という条件を設定したことで、長期間かかる処理でも進捗状況を通知してくれるため、事務担当の社員も安心できています。

Coopelの導入でどのような成果が得られましたか。

ロイ　Coopelの実行時間は毎月200時間を超えておりますので、本来人が処理していた業務時間を200時間以上は削減できているはずです。例えば「ECモールに送り状番号を転送する」「発送完了メールを送信する」「在庫処理する」といった細かい業務を自動化できました。

以前はこうしたルーティン業務をアルバイトさんが処理していましたが、Coopelのおかげで脱属人化でき、教育コストや人件費も削減できています。手作業で行なうのは、ほぼ確認作業のみです。もちろん、以前のような残業や休日出勤もなくなっています。

これまで作成された中で、最も効果的だったシナリオをお聞かせください。

ロイ　直近では注文自動処理のシナリオですね。連携できないツール間では、在庫の個数がズレてしまうという課題が発生します。そこで以下の流れでシナリオを組みました。

• ギフトサービスから送られてくる受注メールを受け取る
• 受注メールの内容をCoopelでデータを処理
• 在庫管理ツールで在庫情報を更新
• 各ECモールの在庫情報を更新

この一連の処理は、およそ2分間隔で回していますので、ほぼリアルタイムで在庫を管理できています。

もしこの一連の処理を手作業でまとめて行なうとすると、30分近く掛かってしまうのではないでしょうか。しかしCoopelの導入で、一切人の手を動かす必要がなくなっています。

おかげで、新しいツールを導入した際にはまず「Coopelで自動化できないか」と考える習慣がついています。

Coopelの導入に対する社内評価をお聞かせください。

ロイ　経営陣の1人からは「幅広い業務を自動化できる、優秀なツールだ」との驚きの声がありました。導入当初は「手作業のほうが速いのではないか」と不安に感じていたそうですが、実際の業務が少しずつ効率化されていく様子を見て、今では不安の声は聞かれません。また、社内の協力も得やすくなったため、社内の依頼を受けてさまざまな業務の自動化にも活用し始めています。

今後のCoopel活用の展望を教えてください。

ロイ　まずはECモールへの出店を加速させていき、その後はより利益率の高い自社ECサイトの立ち上げも進めていきたいですね。

今後増えていくEC店舗間の連携だけでなく、クリック型広告の運用にもCoopelは活用していきたいと考えています。Coopelで自動化し、広告効果が低い商品除外リストに登録することで広告コストを抑え、ROAS（広告費用対効果）を高めていきたいですね。業務の効率化だけでなく、売上向上にも活用できると期待しています。

私にとってCoopelは、ノーコードで業務を自動化できる優秀なパートナーのような存在です。プログラミング経験がない方でもシナリオをしっかり設計すれば、よりスムーズにCoopelを導入できると思います。