Mobage（モバゲー）などのゲームやインターネット上のサービス、AIの研究開発、スポーツ 事業を手掛けるDeNA。コンシューマー向けサービスのイメージが強い会社ですが、新しくBtoBのRPAサービスCoopelをリリースしました。今回は同社の経理、人事部門における、Coopel 活用事例を伺います。Coopelの導入でそれがどのように変わったか？ また、導入はスムーズにできたのか？ 経理部と人事部の４人に伺いました。
| お話を伺った方 | 経営企画本部企画統括部経理部：田中 奨さん、山本 将太さん |
| ヒューマンリソース本部人材開発部：高橋 淳子さん、渡辺 愛さん |
田中 経理部では債権・債務処理に伴って多くの業務が発生します。こうした作業は単純で面白味が無い一方で、タイムリミットの要求は厳しく、作業の漏れやミスが起きやすい状況でした。特に月初は、請求書などをまとめて処理する必要があり、残業が多くなるなど大きな負担がかかります。そこで、特に面倒な作業を洗い出し、Coopelを使って自動化を実現できるか、開発担当者と相談しました。その結果、まずは電子請求書をダウンロードする作業をCoopelで自動化することにしました。
山本 弊社では請求書を紙で送ってもらう代わりに、電子請求書プラットフォームのサービスを使って、PDF形式の電子請求書をダウンロードして計上処理に利用していますが、ダウンロードする請求書が大量にあるために時間と手間がかかります。例えば、100件ダウンロードする場合には100回ボタンをクリックしなければいけません。そうした作業の自動化が出来ないか、と考えました。
渡辺 人事部も、経理部に似た状況でした。私たちは派遣管理の仕事を担当していて、派遣料のお支払に必要な作業も実施しています。70社の会社さんからスタッフの方に来ていただいており、各社にお支払いするために一つひとつ請求書をダウンロードしていました。月に1回発生する単純作業ではありましたが、お金に関することなので誤りがあってはならず、気が抜けませんでした。そうした作業をCoopelで自動化しました。
山本 経理部では、作業時間が1～2時間減りました。従来は10人くらいが手作業で、一人当たり10回ほどダウンロードしていましたが、Coopelによって1回の操作ですべてまとめてダウンロードできるようになりました。また、１人の人間に業務を集約できるようになり、複数で作業するときに発生していた集計処理や引き継ぎなどの作業を削減できました。
田中 負担の大きい月初の作業を自動化できたことは、数字以上の価値を感じています。タイマーによる自動処理が可能なのも、大きな意味がありますね。未明のうちに作業を完了させることで出勤直後に結果を確認でき、月初の負担をさらに減らせました。
高橋 人事部では、毎月3時間ほどかかっていた派遣料金請求書ダウンロードの作業を自動化できました。自動化によって間違いがゼロになりましたし、Coopelを動かしている間に違う業務をできるようになり、業務効率が改善しました。
田中 最初から処理を完了させるのではなく、その直前まで作成して、動作に誤りがないことを確認したうえで、最終処理を実行するように工夫しました。Coopelはローカルでの実行で実際に手元で動作を確認できますし、中間処理を画面キャプチャで確認することもできるので、それらの機能を利用して確認を進めました。
山本 基本的には、手本になるシナリオを開発担当者に作成してもらい、経理部でそちらを参照しながら作成するという流れです。操作方法ついては感覚的に理解できました。このサイトのここをクリックする、パターンが変わる場合はこっちに変える、といった感じです。
山本 もともとコンピューターは好きなほうで、新しいツールに興味はありましたが、エンジニアのような専門的な知識は、特にありません。
山本 業務のフローを一般化するのが難しかったです。パターンがA、B、Cとあって、Aに関して動いているんだけど、BのときもCのときも動くような「汎用」なものを作るといった部分です。
山本 基本的にCoopelで行っているのは、人が行う作業をそのままロボットを使って動かしている感じなので、処理の意味が分からないことはありませんでした。自分の業務の延長、あるいは業務をそのまま任せている形なので、良くも悪くもイメージはできていましたね。
渡辺 私たちも、やりたいことを開発の者に話して、シナリオのアウトラインを作ってもらいました。その後、細かな部分は自分たちの仕様で組み立てて、完成しました。
渡辺 私たちはエンジニアではなくプログラミングを専門的に勉強したことはありませんでしたが、スムーズに理解できました。Coopelの手順を教えてもらったときに興味が湧き、自分でできるイメージがもてるとも感じましたね。自動化は難しそうなイメージがありましたが、Coopelのシナリオはフローが可視化されているので、分かりやすかったです。
高橋 作ってもらったシナリオで「これはどうしてなんだろう？」と動きについて把握できない部分があったんですけど、それを自分たちで解決できたときはテンションが上がりました（笑）。
高橋 Coopelはどこがエラーになっているのか画面上ですぐに把握できるので、自分たちで解決できました。今後も自分たちでメンテナンスしていけると感じています。
山本 複数のサービスと連携する作業を自動化できないかと考えています。たとえば、特定の作業を行ったときにはSlackで通知するといった作業です。複数のサービスの連携はシナリオが複雑になりがちですが、Coopelならプログラミングなどの高度な知識がなくても可能だと感じています。
田中 Coopelの導入によって自動化のハードルが下がったので、経理に携わる人がみな業務を自動化できるようになって、経理部全体の業務をどんどん自動化できたらいいですね。従来、たとえばVBAを使って作業を自動化した場合だと、担当者のみが詳細を把握しているため、その人がいなくなったら改修できなくなる、といった保守的なリスクがありました。Coopelだと、シナリオそのものが手順書の役割も果たし得るので、そうしたリスクも下げられると思います。
田中 今回の経験を活かして、自分たちで違うシナリオを組みたいです。Coopelは操作がすごく分かりやすく、何かトラブルが起きたときにもシューティングしやすいので、自分たちで保守運用したいですね。
田中 今後はさまざまな業務に使えるシナリオが提供されるということなので、自分でもシナリオを組んで使えるようになりたいです。
株式会社ディー・エヌ・エーの経理部と人事部は、Coopelを使って作業を自動化することで単純作業の手間を削減して業務を効率化し、月初の負担を減らすことができました。いずれのケースでも、操作自体はスムーズに理解し、自動化を進めることが出来たと伺いました。
一方で、シナリオ全体の設計が難しく、サービスイン前のテスト導入時は開発担当者の助力を得たとのこと。この辺りは現在であればシナリオテンプレート機能を使って、近しいシナリオを探し、そちらをひな形として利用するという流れでの対応となるそうです。